Quelle méthode de gestion du temps utiliser ?

La gestion du temps et des priorités est un sujet complexe et fascinant, qui obsède les entreprises. La méthode Pomodoro s’adresse à tous ceux qui souhaitent gérer automatiquement et de façon optimisée leur temps de travail. La matrice Eisenhower est très utile pour prioriser vos tâches. La méthode NERAC permet de planifier et d’analyser facilement vos activités. La méthode GTD est un système très complet qui peut changer votre vie. La loi 80/20 vous permet de vous concentrer sur l’essentiel. Pour avoir des résultats satisfaisants, choisissez une méthode de gestion du temps adaptée à vos objectifs.

1 – La méthode Pomodoro : améliorer sa productivité au quotidien

La méthode Pomodoro fait partie des outils reconnus pour l’organisation du temps de travail. Son objectif est de vous aider à vous concentrer au maximum, lorsque vous vous attelez à la réalisation d’une tâche. La technique Pomodoro nécessite seulement un minuteur. Vous pouvez l’utiliser facilement au quotidien.

La méthode Pomodoro consiste à découper votre temps de travail en séances de 25 minutes. Entre chaque pomodoro (session de 25 minutes), vous prenez 5 minutes de pause. Au bout de quatre séances de 25 minutes de travail, une pause de 20 à 30 minutes est accordée, avant de recommencer la méthode Pomodoro au début.

Inventée par l’étudiant italien Francesco Cirillo, la méthode Pomodoro permet de se concentrer à 100 % sur une seule tâche. L’efficacité de cette organisation automatique améliore la productivité. Planifier votre journée avec la technique Pomodoro est très utile, si vous êtes sujet à la procrastination et aux distractions.

2 – La matrice Eisenhower : prioriser ses tâches de travail

La matrice Eisenhower est une technique de gestion des priorités. On dit que c’est le président américain Dwight David Eisenhower qui a inventé cette méthode pour prioriser et planifier ses tâches avec efficacité. La matrice fonctionne très bien pour les activités en entreprise, mais aussi pour un projet personnel. Elle consiste à classifier vos tâches grâce à quatre quadrants.

Selon la matrice Eisenhower, les tâches urgentes et de grande importance sont évidemment à prioriser. Les actions concernant des projets ou objectifs importants, mais pas urgents doivent faire l’objet d’une planification à moyen ou long terme. En entreprise, certaines tâches ont une importance faible, mais sont tout de même urgentes.

Il est conseillé de les déléguer à d’autres membres du personnel ou de votre équipe. Des tâches, activités, projets et objectifs resteront absents de cette liste de trois quadrants. Dans ce cas, on considère les actions concernées comme non urgentes et sans importance. Il faut donc les supprimer de votre organisation.

3 – La méthode NERAC : planifier simplement les tâches de l’entreprise

La méthode NERAC est très utile pour la planification des tâches d’une petite entreprise ou pour le management d’une équipe. Il s’agit d’une matrice simple dont l’objectif est la gestion du temps de travail et des priorités. NERAC signifie Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer et Contrôler. Ce terme définit à lui seul les cinq étapes de la planification des tâches de cette technique.

D’abord, vous devez noter l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation de votre projet personnel ou professionnel. Faites une to-do list rapide, sans vous soucier de l’organisation des activités. Ensuite, la méthode de gestion du temps NERAC conseille d’estimer une durée de travail pour chaque tâche. Pensez à réserver une place pour la gestion des imprévus. Arbitrez ensuite l’ordre des tâches selon leur urgence et leur importance.

Enfin, nommez un responsable des projets et de la gestion des tâches. Il sera assigné à l’organisation concrète des activités et devra s’occuper du management d’une équipe ou de tout le personnel, pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Une fois les tâches accomplies, cette personne (ou vous-même) devra analyser les résultats de la méthode de gestion du temps NERAC. Il pourra ainsi adapter l’organisation du personnel pour améliorer son efficacité sur les futurs projets.

4 – La méthode GTD : une organisation des tâches performante pour se libérer du stress

La méthode GTD est l’une des méthodes de gestion du temps et des tâches inventées par le consultant américain David Allen. Ses objectifs sont de vous aider à vous concentrer sur un projet ou une tâche à la fois, ainsi que de vous libérer de votre stress. GTD est une méthode de gestion du temps assez difficile à utiliser sur le long terme.

Mais si vous réussissez à suivre les conseils de David Allen et à organiser vos journées avec cette technique, les résultats seront au rendez-vous. Cette méthode de gestion du temps offre elle aussi une liste de cinq étapes :

  1. collecter chaque tâche, projet et objectif dans une « boîte d’entrée » ;
  2. définir leur nature et leur objectif de façon claire ;
  3. déterminer les premières actions à effectuer ;
  4. mettre à jour de façon régulière les tâches et projets ;
  5. réaliser les différentes actions liées à chaque projet.

Le système de l’auteur américain est performant pour avancer sur la liste de vos objectifs et évacuer votre stress quotidien. Pour en savoir plus, lisez mon article complet sur la méthode GTD.

5 – La loi de Pareto : optimiser la productivité et le développement de l’entreprise

La loi de Pareto fait partie des outils de gestion du temps et des priorités les plus populaires. Vous la retrouverez très souvent citée dans un livre de management ou dans un livre de développement personnel. Découverte par l’économiste italien Vilfredo Pareto, la loi de Pareto indique que 20 % des causes sont à l’origine de 80 % des résultats.

Cette méthode de gestion du temps et des tâches découle d’observations empiriques. Elle est utilisée au quotidien par des entreprises du monde entier pour booster leur développement. La loi de Pareto sert à déterminer les outils, actions et objectifs les plus importants dans votre travail ou votre vie personnelle.

Vous pouvez l’utiliser en créant un diagramme de Pareto pour analyser deux données liées, par exemple, au management des équipes ou à la gestion d’un projet. Il est aussi possible de l’intégrer naturellement et de façon pratique dans vos méthodes de réflexion. Si son application sur le long terme est parfois complexe, son constat demeure simple : il faut se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée.

Ces différentes techniques et méthodes de gestion du temps sont inadaptées à votre vie quotidienne ? Vous peinez à utiliser efficacement la loi de Pareto dans votre vie professionnelle ou personnelle ? Découvrez ma formation gestion du temps de travail, destinée aux dirigeants, managers d’équipe et entrepreneurs qui veulent reprendre le contrôle de leur temps.

Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion du temps et des priorités ? Découvrez mes autres articles sur le sujet :

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