Chef d’entreprise, dirigeant ou manager, il est fort probable que la gestion du temps soit un sujet sensible pour vous. Vous manquez de temps et vos projets professionnels ou vos passions en pâtissent. Pourtant, il existe des méthodes simples pour apprendre à mieux gérer votre temps et vos priorités. La matrice d’Eisenhower est un grand classique. Découvrez cette méthode de gestion du temps, comment elle fonctionne et quels sont les bénéfices que vous pouvez en retirer au quotidien pour votre vie professionnelle et personnelle.

Le principe de la matrice d’Eisenhower : prioriser vos tâches pour gagner en productivité

Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis est à l’origine de la matrice d’Eisenhower, un outil efficace de gestion du temps et des priorités. Ancien militaire, Eisenhower s’est distingué pour son incroyable productivité et efficacité durant ses deux mandats (1953-1961). L’utilisation de la matrice permet de prioriser vos tâches et activités, afin d’être plus productif au quotidien.

Une classification des tâches selon 4 quadrants

Le principe de base de la matrice d’Eisenhower est très simple. Il consiste à classer les tâches quotidiennes et les activités, selon leur degré d’importance et d’urgence. Eisenhower est parti du principe que « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important« . La méthode distingue quatre catégories de tâches regroupées en quatre zones : les quadrants. Ces quadrants sont positionnés sur deux axes qui définissent leur niveau d’importance et d’urgence. Un axe vertical pour l’importance et un axe horizontal pour l’urgence.

  • Quadrant 1 : les tâches urgentes et importantes. Cette zone correspond aux tâches qui ne peuvent pas attendre et à faire en priorité.
  • Quadrant 2 : les tâches importantes et non urgentes. Elles sont à planifier et à organiser dans le temps.
  • Quadrant 3 : les tâches urgentes, mais pas importantes. Elles sont à déléguer.
  • Quadrant 4 : les tâches ni urgentes, ni importantes. Elles sont à éliminer de votre agenda ou à limiter.

Une fois cette classification réalisée, vous serez en mesure de prioriser et de planifier ce qui doit l’être. Cette méthode fonctionne aussi bien pour l’organisation de votre travail, que pour la réalisation d’un projet personnel.

Une distinction entre l’urgent et l’important

Le succès de cette méthode de gestion du temps et des priorités suppose de savoir faire la distinction entre les tâches qui sont réellement urgentes (qui ne peuvent pas attendre) et celles qui sont importantes pour un projet professionnel ou un projet de vie à long terme. Les tâches importantes et non urgentes peuvent attendre, mais elles nécessitent une planification dans le temps. Dans le cas contraire, il existe un risque de ne jamais les réaliser et de toujours les reporter à un moment où vous aurez le temps. Cela peut ne jamais arriver, si vous attendez le « bon moment » ou d’avoir le temps. Comment savoir si une tâche est urgente ou importante ?

  • Une tâche urgente nécessite une action immédiate ou rapide. Elle est soumise à une échéance dans le temps. Ne pas la réaliser peut avoir des conséquences sur votre travail ou votre vie personnelle.
  • Une tâche importante sous-entend qu’elle est porteuse de valeurs pour vous et qu’elle est essentielle pour atteindre vos objectifs. Ne pas la réaliser peut avoir un impact sur le long terme et vous empêcher d’avancer dans des projets qui vous tiennent à cœur.

Comment gagner du temps et améliorer votre productivité avec la matrice d’Eisenhower ?

Pour utiliser la matrice d’Eisenhower efficacement, il est nécessaire de prendre un peu de recul et de vous poser quelques questions sur l’importance et l’urgence de vos tâches. Vous pourrez ainsi les classer dans 4 catégories (quadrants). Cette classification vous aidera à améliorer votre organisation et à atteindre vos objectifs.

Quadrant 1 : listez les tâches urgentes et importantes

On retrouve dans ce quadrant toutes les tâches à exécuter en priorité, celles qui exigent une attention immédiate et une action ou une décision rapide. Ne pas les réaliser peut avoir des conséquences ou un impact négatif sur un projet. Les tâches urgentes et importantes sont parfois le résultat d’une mauvaise organisation ou de procrastination. Elles peuvent aussi provenir d’événements extérieurs qui ne dépendent pas de vous. Quelques exemples :

  • une présentation ou un dossier à réaliser pour le lendemain ;
  • une facture à payer ou une déclaration d’impôt à faire ;
  • un problème de dernière minute à résoudre ;
  • un mail urgent à traiter, un appel téléphonique à un fournisseur ;
  • un enfant malade à récupérer et à amener chez le médecin.

L’anticipation et l’organisation peuvent permettre de réduire le stress de dernière minute lié à l’exécution de ces tâches.

Quadrant 2 : priorisez les tâches importantes et non urgentes

Ce quadrant regroupe les tâches les plus importantes pour la réalisation de vos projets et de vos objectifs de vie. Cette catégorie devrait être celle qui occupe le plus votre attention et votre concentration. Il n’y a pas d’échéance à respecter, mais le fait de repousser ces tâches peut avoir des conséquences et les transformer en tâches urgentes. Ce sont des tâches essentielles pour votre développement personnel, votre épanouissement ou la réalisation de vos rêves. Elles doivent vous permettre également d’acquérir de nouvelles compétences. Voici quelques exemples :

  • préparer un examen ou une certification ;
  • apprendre une nouvelle langue ;
  • lire un livre de développement personnel ;
  • pratiquer un sport ;
  • prendre du temps pour améliorer votre organisation personnelle ;
  • optimiser votre travail ainsi que la productivité de votre équipe ;
  • suivre un cours de management ou un coaching en gestion du temps.

Il est essentiel pour votre épanouissement personnel d’accorder davantage de temps à ce quadrant et de limiter les urgences. Apprenez à relativiser et à faire la différence entre les choses essentielles et celles qui ne le sont pas. Vous réduirez ainsi la liste de vos urgences.

Quadrant 3 : libérez-vous des tâches urgentes, mais pas importantes

Ce quadrant fait référence aux tâches qui découlent de sollicitations extérieures, par exemple de votre patron, de vos collègues ou amis. Ces urgences ne sont pas les vôtres. Elles viennent parasiter votre organisation et la réalisation de vos objectifs ou de votre travail. Exemples de sollicitations :

  • accepter une tâche qui ne fait pas partie de vos missions, ni de votre fonction ;
  • répondre à un appel ou à un mail sollicitant votre avis immédiat ou votre intervention ;
  • accorder de l’attention aux demandes qui ne vous permettent pas d’atteindre vos objectifs et qui ne sont pas importantes pour vous.

Pensez à les déléguer quand c’est possible ou simplement à dire non aux sollicitations qui vous détournent de vos objectifs (tâches du quadrant 2).

Quadrant 4 : limitez les tâches non urgentes et pas importantes

Ce quadrant regroupe les activités qui sont de l’ordre des distractions, celles qui ne contribuent pas à l’atteinte de vos objectifs de vie ou de vos projets. Par exemple :

  • se laisser distraire par les notifications de son téléphone ou bavarder sur les messageries ;
  • surfer sur Internet ou passer une heure sur les réseaux sociaux ;
  • regarder votre série préférée ou jouer à des jeux vidéo.

Bien que ces activités ne soient pas importantes ni urgentes et qu’elles peuvent vous faire perdre du temps, il est difficile de les éliminer complètement. Elles vous permettent d’aérer votre esprit et de vous détendre. Il s’agit donc de trouver le bon compromis en les limitant à quelques minutes par jour. Votre esprit sera plus disponible et ressourcé. Vous pourrez alors mieux vous concentrer sur les autres quadrants et être plus efficace.

La matrice d’Eisenhower : une méthode de gestion du temps qui a des avantages, mais aussi des limites

La matrice d’Eisenhower présente des avantages réels pour améliorer votre productivité et la gestion de vos projets. Toutefois, elle a quelques limites et demande un peu de pratique et de ténacité.

Les avantages de la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est un outil efficace qui a fait ses preuves, tant dans le domaine professionnel que personnel :

  • elle facilite l’organisation quotidienne et améliore la productivité ;
  • elle aide à la planification de ce qui est important pour vous ;
  • elle facilite l’atteinte de vos objectifs à long terme ;
  • elle contribue à faire disparaître les urgences et à se concentrer sur l’essentiel ;
  • elle permet de libérer votre esprit et d’être plus serein ;
  • elle aide à prendre des décisions et à déléguer ce qui peut l’être.

Son principal intérêt est donc de vous aider à prioriser vos tâches. Cela vous permettra de mieux gérer votre temps, d’optimiser votre organisation personnelle ou celle de votre équipe et d’atteindre vos objectifs.

Les limites de la matrice d’Eisenhower

  • Utiliser la matrice d’Eisenhower demande du temps et un peu de pratique. Cela peut donc être chronophage dans votre quotidien et s’y astreindre peut être difficile pour certains. Son utilisation demande de la rigueur et de l’autodiscipline.
  • Savoir ce qui est réellement important est parfois difficile. En effet, faire la différence entre ce qui est important et urgent est une notion subjective. Certaines choses vous paraîtront urgentes, alors que pour d’autres personnes cela ne sera pas le cas. Les priorités sont différentes en fonction des individus.

Bien s’organiser s’apprend et changer son mode de fonctionnement demande de la volonté et de la discipline. Pris dans le tourbillon de notre quotidien, il est parfois difficile de prendre du recul pour analyser notre organisation et ce qui est réellement important pour nous. Comme vous, je me suis senti submergé lorsque j’étais chef d’entreprise, je n’avais plus de temps pour l’essentiel, ni ce qui comptait pour moi. C’est pourquoi une formation en gestion du temps peut vous aider à vous améliorer et à gagner en productivité. Rejoignez-moi, j’ai à cœur de partager mon expérience et des méthodes éprouvées !

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