Comment améliorer sa gestion du temps et des priorités ?

La gestion du temps et des priorités vous permet de définir l’ordre des tâches de vos projets et d’optimiser leur durée de réalisation. Pour améliorer votre productivité et votre performance, vous devez comprendre les enjeux et les avantages liés à la gestion du temps. En fonction de vos projets et objectifs, choisissez vos outils, livres, formations et méthodes d’organisation des tâches. Mettez ensuite vos connaissances en pratique sur votre lieu de travail. Pour plus de détail, découvrez mon guide complet de la gestion du temps et des priorités en 6 étapes.

1 – Comprendre les enjeux de la gestion du temps et des priorités

Bien gérer la planification et l’organisation de ses tâches en fonction de ses objectifs est devenu une compétence essentielle du quotidien. Apprendre les méthodes efficaces pour gagner en productivité dans la vie professionnelle fait partie des priorités des chefs d’entreprise et entrepreneurs depuis toujours. Aujourd’hui, la démocratisation du travail, de la formation, et même des cours à distance fait de la gestion du temps et des priorités une préoccupation partagée par une partie grandissante de la population.

La première étape pour gagner en efficacité au travail ou dans votre vie personnelle est de connaître les fondamentaux de la gestion du temps et des priorités. Savoir identifier les différents freins à une planification de qualité est aussi d’une importance capitale. C’est ce qui vous permettra de réussir votre formation en management du temps.

Définition et principes fondamentaux de la gestion des tâches

Gérer son temps de travail signifie organiser son agenda avec efficacité, en s’occupant d’une seule tâche à la fois. En pratique, vous connaissez précisément les actions à mener pour les semaines à venir, leur importance individuelle et les horaires disponibles à leur mise en place.

Voici une liste de 6 principes élémentaires de la gestion du temps et des priorités :

1. Être prêt à perdre du temps pendant sa formation au time management ;
2. Connaître clairement les objectifs de chaque projet (vie professionnelle ou personnelle) ;
3. Définir ses priorités entre les différentes tâches et activités nécessaires ;
4. Planifier ses activités pour gagner en efficacité et en productivité ;
5. S’imposer des échéances pour chaque tâche de chaque projet ;
6. Apprendre l’importance de bien suivre son agenda (lorsqu’il est de qualité).

Pourquoi maintenir une organisation professionnelle performante au quotidien est si difficile ?

Vous avez peut-être déjà suivi des cours et formations en gestion du temps et des priorités. Vous utilisez sans doute déjà certains outils ou méthodes pour optimiser vos tâches au quotidien. Mais la mise en pratique d’un time management efficace sur le long terme est relativement difficile.

Une bonne organisation demande une rigueur sans faille, pour éviter de céder aux obstacles de l’administration des tâches. Il peut s’agir du stress, du manque d’énergie ou de distractions physiques ou digitales. Une mauvaise communication ou l’acceptation systématique des nouvelles tâches peuvent aussi empêcher la mise en pratique de bonnes habitudes.

2 – Apprécier les bienfaits d’un bon management du temps et des priorités

Avant de mettre en pratique votre matrice de priorisation des tâches ou d’administration du temps, il est important que vous compreniez bien les avantages de la gestion du temps et des priorités. C’est une étape évidente, mais parfois négligée de la formation au time management.

Les bénéfices de votre formation à la gestion du temps sont des sources de motivation précieuses

Vous devez mesurer le plus précisément possible les gains potentiels de votre formation à l’organisation des tâches et du temps. C’est ce qui vous aidera à conserver une motivation élevée, tout au long de votre projet d’apprentissage. De plus, déterminer des objectifs clairs vous permettra de mieux choisir votre formation, cours, matrice et autres outils. Vos journées et semaines seront différentes, en fonction de ce que vous souhaitez : avoir plus de temps pour votre vie personnelle, simplement gagner en productivité et en efficacité, etc.

Quels sont les avantages principaux d’une planification de qualité ?

Bien gérer votre agenda et planifier vos journées et semaines à l’avance vous évite le stress de travailler dans l’urgence. Vous améliorez également la qualité de votre travail et la productivité de vos actions. Une planification efficace est synonyme d’une bonne communication. Cela permet donc d’améliorer les relations au sein d’un groupe et d’en faciliter le management.

En respectant les délais imposés pour chaque tâche, vous vous assurez des partenariats de travail durable. Une bonne organisation vous permettra aussi de réduire votre stress sur votre lieu de travail ou en formation à distance. Vous évitez le burn-out en trouvant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Surtout, une gestion du temps et des priorités efficace vous permet de choisir quoi faire des heures supplémentaires disponibles :

• vous concentrer sur un projet personnel ;
• prendre des vacances sans penser au travail ;
• développer d’autres activités de votre groupe ou entreprise.

3 – Utiliser les bons outils de gestion du temps et des priorités

Il existe de nombreux outils de gestion du temps et des priorités. Vous devez bien les connaître pour éviter de perdre de l’énergie en essayant toutes les ressources disponibles. En fonction de vos objectifs, vous devrez apprendre le fonctionnement de chacun de ces outils, dès le début de votre formation à la planification des tâches. Bien sûr, certaines ressources se révéleront plus efficaces que d’autres en pratique, au cours de votre apprentissage.

Les outils traditionnels pour optimiser la gestion de vos tâches au quotidien

Certains outils physiques ou traditionnels sont indispensables à une bonne préparation sur votre lieu de travail ou pour une session de formation en ligne. Une to-do list efficace vous permettra d’organiser les activités de vos journées. La matrice de priorisation est un autre must-have.

Associée à votre agenda ou planning de travail, elle vous servira à planifier ces actions sur plusieurs semaines et mois, en fonction de leur urgence et importance. Que vous choisissiez un formateur ou que vous appreniez la gestion du temps et des priorités seul, je vous conseille également de mettre en place des exercices pratiques, pour mesurer vos progrès.

Les outils numériques pour gérer votre vie professionnelle avec efficacité

Que vous travaillez en présentiel ou à distance, les outils numériques disponibles aujourd’hui se révèlent souvent très utiles. Ils permettent d’optimiser la communication, mais aussi la répartition des tâches sur votre agenda, ainsi que leur exécution. Choisissez les logiciels et applications de gestion du temps et des priorités qui correspondent à votre activité. Les outils comme Trello ou Notion sont notamment très intéressants pour organiser des projets complexes ou des projets de groupe.

4 – Connaître les différents livres sur la gestion du temps

De nombreux consultants en business ou management et auteurs de développement personnel ont écrit des livres sur la gestion du temps. Certains ouvrages se contentent de compiler plusieurs stratagèmes déjà connus, en créant une cohérence globale entre eux. D’autres livres proposent une méthode d’organisation des tâches et des priorités complète et inédite.

Pourquoi lire un livre sur le management du temps et des priorités ?

Les meilleurs livres sur le management du temps sont rapidement devenus des best-sellers. C’est pourquoi il existe un grand nombre de ressources disponibles sur internet, expliquant les différentes méthodes des auteurs. Alors pourquoi lire un livre, au lieu d’apprendre rapidement à distance ? En réalité, rien ne vous y oblige.

Cependant, la lecture d’un livre peut vous éclairer sur le contexte lié à la création de sa méthode ou matrice. C’est aussi un bon moyen de se questionner sur les différentes techniques d’administration du temps, sans appliquer des principes aveuglément et dans l’urgence.

Quels livres faut-il intégrer à sa formation de gestion du temps ?

Votre formation aux techniques de management du temps et de priorisation des tâches est personnelle. C’est à vous de décider de l’énergie consacrée à la lecture. Vous pouvez commencer par des classiques, comme Le principe 80/20 de Richard Koch ou Getting Things Done de David Allen.

Lire le controversé La semaine de 4 h de Tim Ferris vous permettra peut-être de vous forger un avis sur le travail à distance et l’externalisation systématique des tâches. Si vous connaissez vos classiques, essayez de découvrir un auteur plus récent, pour retrouver l’énergie du début de votre apprentissage en gestion du temps et réaliser votre veille. En 2019, l’auteur français Fabien Olicard partage sa vision personnelle du sujet, dans son livre Votre temps est infini.

5 – Choisir une méthode de gestion du temps adaptée à son travail et à ses objectifs

Grâce aux ressources et aux formations disponibles sur internet, vous avez accès à de nombreuses techniques d’optimisation du temps. Votre méthode de gestion du temps doit être personnelle. Pour la déterminer, vous pouvez vous inspirer des méthodes d’organisation du temps reconnues. N’hésitez pas à tester plusieurs des systèmes de gestion des tâches disponibles pour vous faire votre avis, au début de votre formation.

Quelles sont les différentes méthodes de gestion du temps ?

Il existe autant de moyens d’organiser les 52 semaines de votre agenda que de personnes sur terre. J’ai moi-même créé ma propre méthode de gestion du temps et des priorités, pour répondre plus efficacement à mes besoins et à ceux de mes clients. Je vais donc me contenter de vous présenter quelques exemples connus et reconnus :

• méthode Pomodoro : elle permet d’organiser la durée du temps de travail automatiquement ;
• matrice Eisenhower : elle sert à définir le niveau de priorité de chaque tâche de votre agenda ;
• méthode NERAC : assez facile à mettre en place, elle optimise la réalisation de vos impératifs ;
• méthode GTD : elle vous libère du stress en mettant en place un système complet de gestion des tâches ;
• loi de Pareto : phénomène empirique stipulant qu’environ 20 % des causes produisent 80 % des résultats.

Quelle méthode ou matrice utiliser pour optimiser son temps de travail ?

Certaines techniques conviennent à la plupart des profils : chef d’entreprise, manager, formateur, étudiant en formation à distance, etc. La matrice Eisenhower est pratique pour définir l’ordre d’exécution de vos tâches des journées et semaines à venir. Utilisez la méthode Pomodoro ponctuellement, pour vous concentrer sur une seule tâche, ou régulièrement, pendant chaque session de travail. La loi de Pareto est un outil intéressant d’analyse de la performance des entreprises (produits, clients, processus, etc.).

Plus généralement, elle vous permet de vous questionner sur vos priorités en fonction de vos ressources disponibles. Le système NERAC est à conseiller, si vous souhaitez passer rapidement à la mise en pratique. Enfin, la méthode Getting Things Done est une approche plus générale de la planification des tâches et des projets. Elle nécessite plus d’efforts et d’implication, mais son auteur vous promet une vie libérée du stress.

6 – Optimiser son organisation au quotidien en appliquant les bonnes pratiques de gestion du temps de travail

Une fois votre formation théorique terminée, il est temps d’appliquer la gestion du temps de travail. Voici un rappel des bonnes et mauvaises pratiques pour planifier vos journées, semaines et mois de travail avec efficacité.

Comment bien planifier son temps et ses activités au travail ?

Utilisez une to-do list priorisée et un agenda rigoureux pour structurer votre organisation, créer une routine de travail efficace, anticiper les imprévus et éviter la procrastination. Concentrez-vous sur une activité à la fois pour gagner en efficacité sur vos plages horaires disponibles. Si vous travaillez en groupe, définissez des processus de communication en vous inspirant de la loi de Pareto. Pour rester efficace du début jusqu’à la fin de votre journée, apprenez à bien gérer votre énergie.

Quels pièges éviter pour augmenter votre efficacité au travail ou pour un projet personnel ?

Faites attention à la surcharge de travail. Pour l’éviter, apprenez à dire non et à déléguer des tâches à votre équipe. Vous devez sortir des croyances du type « il faut que… » ou « je dois… ». En tant que manager, chef d’entreprise, dirigeant ou entrepreneur, c’est à vous de définir votre place dans votre entreprise ou activité. Limitez également les interruptions et soyez indisponible à toute communication, lorsque vous travaillez sur une tâche importante.

Vous avez du mal à vous lancer ou à faire le tri parmi les informations et ressources disponibles ? C’est tout à fait normal. La gestion du temps et des priorités nécessite de maîtriser et d’utiliser de nombreuses compétences complémentaires. Pour vous accompagner dans votre apprentissage, je vous invite à découvrir ma formation en gestion du temps et organisation du travail. Elle est spécialement conçue pour répondre aux réalités et aux exigences des entrepreneurs, dirigeants et managers. Son objectif ? Vous apprendre comment vous libérer 2 h et plus par jour, sans perdre en performances.

Un coaching gratuit de 15 min.

L’appel servira à faire connaissance et à déterminer si je peux vous aider à atteindre vos objectifs !