Sélection des meilleurs outils de gestion du temps et des priorités

Mieux gérer le temps et les priorités est un véritable enjeu pour une entreprise. Face à l’augmentation du stress au travail, de nombreux chefs d’entreprise utilisent des outils de gestion du temps et des priorités. Ces derniers les aident à gagner en efficacité et en qualité de vie professionnelle. Être plus efficace permet de se libérer du stress et de se dégager du temps libre (afin d’être plus à l’écoute de son équipe ou pour suivre une formation). Découvrez quels sont les meilleurs outils de gestion du temps et des priorités pour gagner en efficacité.

Le planning de travail

Tout comme l’agenda, le planning de travail est l’un des outils de gestion du temps et des priorités les plus connus. Un planning de travail sert à améliorer :

  • la gestion de son emploi du temps sur plusieurs semaines;
  • la planification des tâches en fonction de leur priorité;
  • la visibilité sur un projet en cours et le temps libre disponible.

Malgré sa popularité, le planning est un outil souvent mal utilisé. Afin de rendre cet outil performant, il faut suivre trois étapes :

  1. Lister les tâches et les objectifs de la semaine ;
  2. Organiser les tâches et les objectifs par ordre de priorité (en commençant par les priorités journalières) ;
  3. Planifier les tâches et les objectifs par blocs de temps (avec une heure de début et une heure de fin).

Plusieurs outils permettent de réaliser un planning hebdomadaire ou mensuel. Il peut s’agir d’un agenda (papier ou plus généralement en ligne) ou bien d’un planning Excel (il existe des modèles à télécharger gratuitement).

Les applications de gestion du temps

L’application de gestion du temps est un outil (gratuit ou payant), destiné à gagner en productivité et à simplifier la vie au travail. Elle se télécharge sur un téléphone portable, afin d’être toujours à portée de main. Parmi les applications de gestion du temps les plus plébiscitées, citons notamment :

  • Trello : cet outil collaboratif de gestion de projet permet d’organiser les tâches, de leur attribuer un ordre d’importance et un niveau d’urgence. Il offre également la possibilité de suivre à distance l’avancement de plusieurs projets.
  • Evernote : cette application permet de prendre des notes facilement. Les informations peuvent être enregistrées sous la forme d’un SMS, d’un message vocal, d’une photo ou d’une vidéo.
  • Dashlane : un mot de passe oublié peut être une véritable perte de temps. Dashlane est un gestionnaire de mots de passe.
  • Freedom : ce bloqueur d’applications et de sites web a pour objectif de vous libérer de toutes distractions.
  • Toggl : cette application permet de mesurer la durée sur une activité précise ou bien sur la totalité d’un projet.
  • PomoDone : cette application inspirée de la méthode Pomodoro permet d’optimiser les sessions d’activités et les temps de pause.

Les logiciels de gestion du temps

Un logiciel de gestion du temps s’installe sur un ordinateur et est souvent disponible uniquement en version payante. Parmi les logiciels de gestion du temps les plus populaires, on retrouve :

  • Asana : ce logiciel collaboratif permet de gérer l’organisation d’une équipe, afin de faciliter le management au quotidien. Il offre également la possibilité de planifier et de suivre plusieurs projets à distance.
  • Notion : ce logiciel regroupe plusieurs outils dans une seule interface. Il est à la fois un gestionnaire de projets, un outil de prise de notes, un logiciel de traitement de texte, un tableur, une base de données, etc.
  • Wrike : cette plateforme d’information et de communication permet à une équipe de rester productive, même à distance.
  • Tick : ce logiciel de suivi de temps (aussi appelé « time tracking ») permet de mesurer le temps passé sur une tâche. Son principal objectif est de permettre le suivi d’un budget et de générer des rapports d’heures pour un client.

Face au développement du télétravail, certaines entreprises ont recours à des logiciels de « time tracking« . À ce jour, aucune loi n’encadre cette pratique dans la vie professionnelle. Toutefois, l’employeur se doit de respecter la loi sur la protection de la vie privée.

Les exercices de gestion du temps

Un exercice de gestion du temps permet de mettre en pratique une méthode, afin d’apprendre à mieux gérer son temps et ses priorités. Les exercices de gestion du temps peuvent se présenter sous la forme :

  • d’un atelier d’activités pratiques qui a lieu au sein de l’entreprise ;
  • de formations en gestion du temps pour manager (sur une ou plusieurs journées) ;
  • d’un module de formation en ligne ;
  • d’un tutoriel en vidéo qui présente des méthodes pour bien gérer son temps.

Il existe différentes sortes d’exercices de gestion du temps, selon l’objectif recherché. La plupart d’entre eux s’inspirent de la méthode GTD, issue du livre de David Allen « Getting Things Done« . Citons notamment l’exercice « Project List Mindsweep« , qui permet de dresser la liste des projets dans lesquels vous êtes engagé.
L’un des exercices de gestion du temps les plus connus et les plus simples à réaliser est la matrice d’Einsenhower. Grâce à quatre carrés, elle vous apprend à différencier les tâches urgentes de celles qui sont importantes.

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