Quel logiciel de gestion du temps choisir pour gagner du temps au quotidien ?

Dirigeant, chef d’entreprise ou manager, vous recherchez un logiciel de gestion du temps pour vous simplifier la vie au quotidien ? Time tracking, gestion de projet, gestion du temps de travail des salariés et des collaborateurs, il existe une multitude de logiciels et d’outils de gestion du temps et des priorités.
Découvrez quels sont les logiciels de gestion du temps indispensables pour faciliter l’organisation du travail et la planification des tâches de vos équipes, au sein de l’entreprise.

Pourquoi utiliser des logiciels de gestion du temps ?

En entreprise, la gestion du temps de travail est le nerf de la guerre. Les enjeux sont importants, tant en termes de productivité et de rentabilité, qu’en termes de ressources humaines et de gestion du personnel. Au quotidien, les logiciels de gestion du temps sont devenus indispensables. Voici leurs avantages et les différents types de logiciels que vous pouvez utiliser.

Utiliser des logiciels de gestion du temps : les avantages

Pour les entreprises, ils sont vecteurs de solutions, car ils permettent :

d’optimiser votre temps de travail, celui de vos collaborateurs et de vos salariés.
de limiter les distractions et de gagner en productivité. Il est possible de bloquer certains sites internet pour éviter la perte de temps.
d’organiser les emplois du temps et la répartition des charges de travail.
de simplifier la facturation des projets clients et de pouvoir la justifier plus précisément.
de pouvoir effectuer des devis clients en fonction du temps de réalisation des projets.
de collaborer sur les différents projets en cours, quel que soit le lieu.

Les différents types de logiciels de gestion du temps

La gestion du temps est un vaste sujet. C’est pourquoi, il existe des logiciels adaptés à tous types de projets et d’objectifs :

les logiciels pour la gestion des temps et des activités (GTA), pour la gestion des ressources humaines ;
les logiciels pour couper les distractions et améliorer la concentration ;
les logiciels de time tracking, pour contrôler le temps de travail effectif et la durée des missions ;
les logiciels pour gagner en productivité ;
les logiciels de gestion de projets et d’organisation du travail, pour répartir les tâches entre les collaborateurs, définir des objectifs et fixer des délais ;
les logiciels de partage et de collaboration, pour échanger et travailler en équipe.

Des logiciels pour la gestion des temps et des activités (GTA)

La gestion des temps et des activités (GTA) regroupe toutes les données relatives au temps de travail des salariés et des collaborateurs. Ce sont des données indispensables pour la gestion des ressources humaines et la gestion de l’entreprise. Un logiciel GTA offre des solutions de gestion du temps efficaces :

pour le calcul du temps réel de travail des salariés ;
pour le contrôle des horaires et des heures supplémentaires ;
pour la gestion des congés et des absences ;
pour la gestion de la paie.

Factorial : suivez le temps de travail des salariés en temps réel

L’objectif de ce logiciel est d’aider les managers et les dirigeants d’entreprises à augmenter la productivité des équipes. Factorial permet de :

mettre en place un pointage du temps de travail ;
contrôler le temps de travail des employés ;
vérifier et payer les heures supplémentaires ;
gérer la productivité des salariés ;
signer des documents et des feuilles de temps ;
réduire les absences des employés.

Eurécia : suivez les projets en temps réel

Eurécia est un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA). Il permet aussi aux managers de suivre la réalisation des projets de A à Z. Pour chaque projet client, vos collaborateurs indiquent le temps passé sur l’exécution des tâches. Vous pouvez ainsi connaître la durée des missions et la productivité réelle. C’est un gain de temps pour calculer la rentabilité des activités et des projets. Vous pouvez ainsi établir un budget prévisionnel plus précis. Les utilisateurs peuvent également remplir leurs feuilles de temps via une application mobile.

Des logiciels pour améliorer votre productivité au travail

Certains logiciels sont de véritables plateformes collaboratives en ligne. Elles permettent de rassembler une équipe autour d’un projet, de communiquer facilement et de pouvoir partager des documents dans un espace de travail commun.

Slack : rassemblez tous vos échanges et vos documents au même endroit

Grâce à son tchat intégré, Slack vous permet de communiquer avec vos collaborateurs et d’échanger des documents sans échanger de mails. Vous centralisez ainsi tous les échanges et ne perdez plus de temps à chercher des documents de travail. Vous pouvez créer différents canaux de discussion en fonction des projets en cours ou échanger directement en messages privés avec la personne de votre choix. Il est possible de personnaliser Slack en fonction de vos besoins. Vous pouvez y intégrer Zoom, Notion, Evernote, Todoist, Google Calendar, Google Drive, etc.

Monday : pour avoir une vision globale de tous vos projets en cours

Cette plateforme collaborative facilite le travail en équipe avec vos collaborateurs. Monday vous permet de planifier, d’organiser et de suivre le travail de vos équipes en temps réel. Grâce à des tableaux de bord, il est possible de voir l’avancée globale d’un projet et la charge de travail de chacun. Pour gagner encore plus de temps, vous pouvez y intégrer les outils de votre choix :

un calendrier Google ;
des feuilles de temps Excel ;
votre compte LinkedIn ;
vos e-mails (Gmail) peuvent être convertis en actions ;
votre compte Stripe, etc.

ClickUp : un outil pour planifier, organiser le travail et collaborer en ligne

ClickUp est une plateforme de travail collaborative tout-en-un. Elle permet la gestion et le suivi de projet. Elle réunit beaucoup de fonctionnalités, notamment celles de Trello, Asana, Todoist.

Elle permet de faire des listes de tâches simples ou plus complexes (type Kanban).
Elle intègre un tchat.
Elle permet la rédaction et le partage de documents.
Elle permet de chronométrer vos tâches grâce au time tracking.
Elle offre la possibilité de faire des captures d’écran et des mini-clips vidéo.

Des logiciels pour optimiser votre concentration au travail

Lorsque l’on travaille sur le web ou avec des outils en ligne, les distractions peuvent être nombreuses et vous détourner de votre travail. Vous perdez du temps et votre productivité en pâtit. Voici quelques outils pour vous aider à limiter les petites distractions.

Web Timer : pour savoir comment vous occupez votre temps sur le web

Cette extension de Google Chrome indique le temps passé sur le web chaque jour. L’outil génère un graphique et des statistiques en fonction du temps passé sur chaque site. Vous pouvez ainsi voir où vous perdez votre temps et quelles sont les sources de distractions.

Stay Focusd : pour bloquer les distractions et les pages web

Stay Focusd est une extension de Google Chrome. Elle permet de bloquer les sites web de votre choix quand vous travaillez. Vous avez la possibilité de définir les jours et horaires de blocage. Cela vous permet d’éviter les distractions du web, de rester concentré sur vos objectifs et la réalisation de vos tâches. Les utilisateurs de Firefox peuvent utiliser l’extension LeechBlock NG, qui a les mêmes fonctionnalités de blocage.

Focus To-Do : utilisez la méthode Pomodoro pour vous concentrer

Focus To-Do est une extension de Google Chrome basée sur la méthode Pomodoro. Elle vous aide à vous concentrer et à travailler efficacement sur la réalisation de vos tâches. Focus To-Do possède également un planificateur de tâches qui vous permet de créer et d’organiser une liste de tâches à réaliser pour vos projets. Choisissez une tâche à accomplir et travailler 25 minutes en restant concentré. Lorsque le minuteur Pomodoro sonne, faites 5 minutes de pause. Continuez ainsi en programmant plusieurs sessions de travail.

Des logiciels de Time Tracking pour mieux gérer votre temps de travail

Chronométrer vos tâches avec des outils de time tracking permet d’améliorer votre productivité et votre organisation du travail. Voici une sélection des meilleurs outils du marché :

Toggl : très populaire, ce logiciel propose de nombreuses fonctionnalités (time tracking, tableau de bord et rapports). Il peut s’intégrer à d’autres outils de travail, tels qu’Asana ;
Harvest : il est adapté au travail en équipe. Il permet de gérer le temps de travail sur une tâche et de créer des emplois du temps pour différents utilisateurs. Il s’intègre à de nombreux logiciels et applications, tels que Slack, Trello, Asana, Google Chrome, etc. ;
Clockify : est un outil gratuit de time tracking adapté aux équipes. Les projets et les utilisateurs sont illimités. Il permet de voir la productivité d’une équipe et le temps passé sur un projet. Il facilite la facturation du temps de travail ;
Everhour : outre le time tracking, il permet la gestion de projet et la planification. Il facilite la facturation client. Il peut s’intégrer à Trello, Asana, ClickUp (en version payante).

Choisir un logiciel de gestion du temps adapté à votre activité n’est pas chose aisée. Devant la multitude de solutions et d’outils disponibles, peut-être vous sentez-vous perdu ? Ancien dirigeant, je connais bien les problématiques liées à la gestion du temps et des priorités. Aujourd’hui, j’ai à cœur de partager avec vous mon expérience. Je vous accompagne et vous donne les clés pour améliorer votre productivité, celle de vos collaborateurs ou salariés. Je vous invite à découvrir ma formation en gestion du temps et organisation du travail. Réservez vite votre place !

Pour aller plus loin, lisez mes autres articles sur la gestion du temps. Entraînez-vous avec des exercices et découvrez des outils pour vous aider à mieux gérer votre temps :

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