13 applications efficaces pour mieux gérer votre temps de travail au quotidien

Savoir gérer son temps et optimiser son organisation est primordial, tant au niveau professionnel que personnel. Sans cela, vous pouvez rapidement vous sentir submergé devant l’immensité des tâches à accomplir dans une journée. Heureusement, la technologie apporte une aide précieuse. Elle peut en effet vous permettre de mieux vous organiser, de gagner du temps et d’améliorer votre productivité. De nombreux outils de gestion du temps et des priorités sont disponibles sur le marché, ce qui rend le choix parfois difficile. Voici une sélection d’applications de gestion du temps pour vous aider à être plus efficace au travail.

Priorisez et planifiez vos tâches pour gagner en productivité

Pour une gestion du temps optimale, l’organisation est indispensable. Découvrez les applications qui vous simplifieront la vie.

Focus Matrix et Priority Matrix : définissez vos priorités selon le degré d’importance et d’urgence

Focus Matrix et Priority Matrix sont deux applications basées sur la matrice d’Eisenhower. Elles reprennent le principe des quatre quadrants (urgent et important, important et pas urgent, urgent et pas important, ni urgent et ni important). Vous pouvez ainsi prioriser ce qui doit l’être et vous concentrer sur les tâches vraiment importantes. Focus Matrix est disponible uniquement sur Mac et iOS. Priority Matrix est disponible sur iOS, Android, sur PC et Mac.

Google Agenda : planifiez vos rendez-vous dans un agenda numérique

Une fois que vos priorités sont définies, planifiez vos tâches et inscrivez vos deadlines dans votre agenda numérique. L’appli se synchronise avec votre messagerie. Vos rendez-vous client et événements sont ajoutés automatiquement. Votre agenda est disponible à tout moment sur votre mobile ou votre ordinateur. Google Agenda est disponible sur iOS, Android, sur PC et Mac.

Utilisez une application de gestion du temps pour optimiser votre temps de travail

Chaque jour, vous avez l’impression de manquer de temps ? Pourtant, vos journées sont bien remplies et laissent peu de place au repos. Savez-vous où est passé votre temps ? Pour le savoir, voici des applications de time tracking à découvrir et à tester.

Toggl : pour savoir combien de temps vous passez sur une tâche ou un projet

Toggl est une application de time tracking, autrement dit une app qui permet de chronométrer vos tâches lorsque vous les réalisez. Pour chaque tâche, vous pouvez créer un timer qui vous permet de connaître la durée de votre tâche. Un rapport est généré automatiquement quand vous stoppez le chronomètre. Cet outil de gestion du temps permet de connaître le temps consacré à chaque projet et de voir votre productivité ou celle de votre équipe en temps réel. Appli disponible sur iOS, Android et en ligne, via une extension Google Chrome. Si vous êtes utilisateur d’iPhone, elle fonctionne via Siri.

Rescue Time : ne perdez plus de temps à surfer sur Internet !

Grâce à des rapports détaillés, cette application vous permet de savoir combien de temps vous perdez chaque jour sur le web ou d’autres applications mobiles. Rescue Time vous permet aussi de voir combien de temps vous passez à répondre à vos mails, en réunion ou à travailler sur vos différents projets. Vous pouvez également y noter les tâches accomplies. Enfin, il est possible de bloquer les distractions et de connaître la durée de vos activités sur votre mobile. Cette app aide à mieux gérer le temps de travail quotidien grâce aux données qu’elle vous fournit. Appli disponible sur iOS, Android et en version desktop via un logiciel en ligne.

FocusMe : restez concentré et productif au travail

FocusMe est une application utile pour vous aider à rester concentré sur vos tâches. Elle permet de bloquer les sites web ou les applications qui vous détournent de votre travail, sapent votre concentration et vous font perdre du temps. Enfin, elle permet de rester productif grâce à un planificateur de tâches et un minuteur Pomodoro qui vous envoie des rappels au moment des pauses. L’appli est gratuite pour les utilisateurs d’Android. Pour ne plus vous laisser distraire, utilisez l’appli Pocket pour enregistrer les contenus qui vous intéressent et les consulter plus tard.

Renforcez votre efficacité et votre productivité grâce aux applications de gestion de projet

Si vous êtes chef d’entreprise, manager ou entrepreneur, vous êtes amené à gérer le temps de travail et les projets de votre équipe. Vous avez donc besoin d’outils simples d’utilisation pour suivre l’évolution d’un projet et informer vos clients en temps réel. Voici les applications incontournables dans le domaine de la gestion de projet.

Trello : une application pour avoir une vision globale des projets en cours

Trello est un outil très simple à utiliser grâce à son système de tableaux, de cartes et de listes. Selon l’avancement d’un projet, vous pouvez les manipuler par « glisser-déposer », tels des post-it. Vous avez ainsi une vision d’ensemble du travail en cours de votre équipe. Bien qu’il dispose de nombreuses fonctionnalités, l’utilisation de l’outil reste très ludique. Appli disponible sur iOS, Android et en version desktop via un logiciel en ligne.

Asana : une application pour planifier toutes les étapes d’un projet au même endroit

Grâce à son panel de fonctionnalités très complet, Asana permet d’organiser votre travail et celui de votre équipe sur une même application. Vous pouvez y organiser le travail par équipe (marketing, commercial, développement, ingénierie) ou par processus (gestion de projet, calendrier, etc.) et gérer toutes les activités et projets de votre entreprise. Le gain de temps est énorme et votre efficacité renforcée, car tout est centralisé sur un outil unique. Appli disponible sur iOS, Android et en version desktop via un logiciel en ligne.

Notion : l’application qui vous offre un espace de travail tout-en-un

Prendre des notes, créer des listes, gérer un projet ou structurer votre équipe, tout est possible avec Notion. L’outil est entièrement personnalisable, mais il demande un peu de pratique pour une utilisation optimale. Vous pouvez créer votre propre espace de travail, pour vous et votre équipe et y regrouper toutes vos informations. L’appli combine les fonctionnalités de Google Doc, Trello, Dropbox et Evernote en une seule application. Appli disponible sur iOS, Android et en version desktop.

Utilisez une application de gestion du temps pour créer votre liste de tâches

Vos « to do lists » sont éparpillées sur des post-it ou dans votre agenda ? Découvrez ces applications pour créer et stocker toutes vos tâches dans un seul et même endroit. Ne perdez plus de temps à chercher ce que vous avez à faire et concentrez-vous sur l’exécution de vos tâches.

Todoist : définissez vos tâches et classez-les par projet

Minimaliste et facile d’utilisation, Todoist vous permet de planifier et de hiérarchiser vos tâches et vos projets par niveaux de priorités. Le gain de temps est réel, car vous savez exactement sur quoi travailler. Le petit plus de cette appli est la reconnaissance de langage qui vous permet d’ajouter automatiquement des tâches dans votre calendrier. Exemple : si vous avez une réunion d’équipe tous les lundis matin à 10 h, écrivez : « réunion d’équipe à 10 h tous les lundis du mois« . L’app va créer une tâche récurrente dans votre calendrier. App disponible sur iOS, Android et sur ordinateur.

TickTick : accomplissez vos tâches en restant concentré et productif

TickTick est semblable à Todoist, mais il possède un minuteur intégré qui vous permet de pratiquer la méthode Pomodoro. Vous pouvez également écouter des bruits blancs (bruit de la pluie, du feu, des vagues, etc.) pour vous détendre tout en travaillant efficacement. L’outil est collaboratif, vous pouvez partager vos listes et attribuer des tâches aux membres de votre équipe. Vous pouvez obtenir des scores de réussite et des statistiques de votre productivité. App disponible sur Android, iOS et sur ordinateur via un navigateur web.

Regroupez toutes vos notes et documents dans une même application

Chaque jour, vous êtes confrontés à une masse d’information importante. Peut-être faites-vous une sauvegarde de vos documents un peu partout dans votre ordinateur ? Puis, vous avez de la difficulté à les retrouver. Gagnez du temps et retrouvez rapidement ce que vous cherchez avec ces deux applications : Evernote et Pocket.

Evernote : une application de prise de notes et de sauvegarde de documents

Grâce à Evernote, vous pouvez centraliser tous vos documents : comptes rendus de réunion, rapports, idées ou articles que vous souhaitez lire plus tard. De nombreux modèles de documents sont aussi disponibles. Vous pouvez ainsi créer rapidement votre calendrier, votre matrice d’Eisenhower, votre suivi d’objectifs, votre business plan, votre suivi de projet, etc. Regrouper tous vos documents vous permet de les retrouver plus rapidement et donc d’être plus efficace. Vous pouvez synchroniser tous vos appareils pour retrouver vos contenus sur votre smartphone et votre ordinateur. App disponible sur Android, iOS et sur ordinateur via un navigateur web.

Pocket : sauvegardez tous les contenus qui vous intéressent

Vous trouvez des contenus qui vous intéressent sur le web, mais vous n’avez pas le temps de les lire ni de les regarder ? Pocket est une application qui permet de sauvegarder des pages web (articles, vidéos) pour plus tard. Il est aussi possible d’écouter les articles en version audio. Pratique pour rattraper votre retard de lecture lorsque vous êtes en voiture. App disponible sur iOS ou Android et via votre navigateur web.

Gestion du temps de travail, listes de tâches, gestion de projets, time tracking, vous avez maintenant un aperçu des meilleurs outils gratuits pour améliorer votre productivité. La plupart des applis sont disponibles sur Android, iOS et sur ordinateur, via un navigateur web. Vous pourrez choisir plus facilement une application de gestion du temps qui vous convient. Sans doute en utiliserez-vous plusieurs, car beaucoup sont complémentaires. Utiliser les outils de gestion du temps vous aidera à retrouver votre équilibre entre travail et vie privé.
Avez-vous besoin d’aide pour mieux vous organiser au quotidien ? Contactez-moi et réservez vite votre coaching en gestion du temps !

Pour en savoir plus sur le sujet, retrouvez mes articles sur la gestion du temps de travail et les outils adaptés :

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