Créer un planning de travail en 6 étapes clés

Un planning de travail fait partie des outils de gestion du temps et des priorités essentiels. La planification des tâches, à la journée ou à la semaine, offre une vue d’ensemble sur vos missions à réaliser. Un planning de travail se crée avec les bons outils et logiciels. Pour organiser une bonne répartition de travail au sein de votre équipe, la mise en place d’un planning de travail est une étape clé pour atteindre vos objectifs d’entreprise. Suivez mes conseils pour créer des plannings de travail efficaces, étape par étape.

Étape n° 1 : utiliser des outils ou logiciels de gestion de planning

Organiser ses plannings de travail à la main est impensable. Pour une meilleure gestion de votre temps, faites-le choix d’outils ou de logiciels de gestion de planning. Sachez qu’un tableau Excel est déjà une bonne base pour la planification des activités de vos salariés. En fonction de la taille de votre entreprise, du nombre d’employés ou pour réaliser un agenda personnel, choisissez un logiciel adapté à vos besoins. Le temps consacré à l’organisation des plannings de chacun est ainsi réduit au minimum.

Étape n° 2 : définir les objectifs du planning de travail

Un planning de travail a pour vocation de planifier les activités et les tâches de vos salariés. Vous y intégrez également les congés, les absences, ainsi que les horaires de travail de vos employés. La répartition des tâches est ainsi plus simple au sein de votre équipe. Votre planning de travail répond aux objectifs suivants :

avoir de la visibilité sur l’avancée d’un projet ;
comparer les objectifs atteints aux objectifs prévus ;
avoir de la visibilité sur les ressources nécessaires pour la réalisation de vos objectifs ;
gérer les congés, anticiper les absences de vos salariés pour optimiser le temps de travail de chaque salarié.

Étape n° 3 : définir les tâches à planifier dans le planning de travail

Vos objectifs se découpent en tâches et sous-tâches. Votre projet ayant une date de fin, il ne vous reste plus qu’à intégrer les actions à mener dans le planning avec des dates d’étapes précises. Répartissez les tâches selon un planning hebdomadaire ou un planning mensuel, voire annuel, en fonction de votre projet.

Étape n° 4 : planifier du temps pour toutes les actions à mener

Le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche est un autre élément à apporter à votre planning de travail. Pour guider les activités de vos salariés, définissez le temps imparti à chacune de ces tâches.
Autre élément utile : la priorisation des actions à mener et le niveau d’importance. La mise en place d’un code couleur attribué à chaque mission aide votre équipe à connaître le type et les enjeux de leurs missions.

Étape n° 5 : attribuer les tâches aux membres de votre équipe

Une fois le plan de travail établi, il ne vous reste plus qu’à attribuer les tâches à votre équipe. Chaque membre sait désormais quels sont ses objectifs et missions à réaliser. Vous organisez le travail de chacun selon des horaires précis et en fonction des congés.

Étape n° 6 : assurer le suivi du planning de travail

Le planning de travail vous permet de suivre l’avancement d’un projet. Un bon outil de gestion de planning vous alerte si votre équipe a pris du retard. Vous pouvez alors mobiliser d’autres ressources pour atteindre vos objectifs.

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