Les fondamentaux de la gestion du temps et des priorités
6 principes fondamentaux de la gestion du temps et des priorités au travail
Les tâches s’accumulent au quotidien dans la vie professionnelle. Le temps manque pour réaliser toutes les missions et atteindre les objectifs. Si vous faites ce double constat, vous n’avez pas la bonne méthode d’organisation. La gestion du temps et des priorités est essentielle pour organiser ses activités, garder le contrôle de son emploi du temps et de son entreprise. Une bonne organisation tient le stress à distance et vous permet d’aborder plus sereinement vos journées de travail et votre management. Avant d’optimiser vos plannings, il est important de comprendre les six principes fondamentaux de la gestion du temps et des priorités et les méthodes de mise en place.
Principe n° 1 : accepter de perdre du temps de travail pour mieux en gagner
La gestion du temps au travail est un enjeu majeur pour un chef d’entreprise. L’organisation de votre équipe au quotidien, la répartition des tâches pour optimiser l’efficacité, la mise en place d’une méthode et de pratiques nouvelles, demande justement… du temps.
Le travail préparatoire pour apprendre la bonne gestion du temps de travail
La planification des tâches et l’organisation générale d’une entreprise demandent un travail préparatoire. Ce travail vous détache de vos activités du quotidien. Une formation vous éloigne de vos devoirs de dirigeant. Vous avez l’impression de perdre du temps, vos tâches ne sont plus exécutées comme elles le devraient.
Apprendre la bonne gestion de son temps requiert l’élaboration d’un plan d’action, puis sa mise en place. Ce temps, investi dans l’amélioration de l’organisation de votre entreprise, permet, à court terme, d’en gagner.
La mise en pratique de la gestion du temps au sein de son entreprise
Des outils et des méthodes sont disponibles pour vous aider dans la mise en place d’une meilleure gestion du temps au sein de votre entreprise et de votre équipe. Ma formation en organisation du travail vous apporte les clés nécessaires pour mettre en place les bonnes pratiques.
Élaborer un plan d’action efficace demande quelques ajustements dans sa mise en œuvre. Comptez quelques semaines pour que ces pratiques deviennent une routine adoptée par tous. Une bonne communication et un retour de chaque participant à cette nouvelle organisation sont essentiels pour arriver à une gestion du temps et des priorités efficace et pérenne.
Principe n° 2 : définir des objectifs de travail pour gagner en efficacité
Parmi les obstacles à une bonne gestion du temps, le manque d’objectifs clairs et précis est un frein à l’efficacité d’une équipe. Un bon management passe par la définition d’objectifs à atteindre à plus ou moins long terme. Votre rôle est de guider votre équipe, mais également de vous imposer vos propres objectifs.
N’oubliez pas : il n’y a pas de résultats sans objectifs. La définition de vos buts à atteindre s’organise autour de trois axes :
- les objectifs à court terme : les tâches à réaliser sur une journée ;
- les objectifs à moyen terme : les missions à effectuer sur une semaine ;
- les objectifs à long terme : les dossiers à finaliser sur le mois.
Ce mode de fonctionnement permet de guider votre équipe vers des activités concrètes afin d’obtenir les résultats escomptés.
Principe n° 3 : l’évaluation des priorités de vos tâches de travail
L’un des fondamentaux de la gestion du temps et des priorités réside dans l’évaluation de l’importance des tâches. Toutes les missions et activités ne sont pas des priorités. Pour obtenir des résultats et mener à bien vos objectifs de dirigeant, vous devez apprendre à prioriser les tâches de votre équipe et les vôtres. Il vous revient donc de définir :
- le niveau d’importance des tâches ;
- le degré d’urgence de leur réalisation.
Pour vous aider dans cette hiérarchisation des tâches, de nombreux outils sont disponibles. Ils vous apportent une aide précieuse dans votre management. Ils permettent à votre équipe de disposer d’une meilleure visibilité des missions et activités à mener.
Principe n° 4 : planifier ses tâches pour optimiser son efficacité
Maintenant que vous disposez d’objectifs dans le temps et d’une bonne hiérarchisation des tâches, il est temps de planifier vos activités. Là encore, des logiciels et outils sont à votre disposition pour organiser un planning professionnel efficace. Chaque membre de votre équipe doit disposer d’un emploi du temps clair et précis :
- Les tâches peuvent prendre une couleur selon leur niveau de priorité.
- Organisez vos journées, mais aussi vos semaines et mois à venir selon le temps accorder à vos objectifs.
L’organisation d’un emploi du temps professionnel fait partie des fondamentaux de la gestion du temps et des priorités. Ce mode de fonctionnement, très cadré, vous offre une vue d’ensemble sur vos projets et actions à mener.
Principe n° 5 : limiter la réalisation d’une tâche dans le temps pour éviter la surcharge de travail
La gestion du temps et des priorités demande le respect de votre planning professionnel. Vous avez organisé vos journées et vos semaines avec des missions précises. Pour mener à bien votre projet, il est donc nécessaire de se tenir à cette organisation. Gardez en tête qu’une tâche dispose d’un début et d’une fin. Pour ne pas perdre de temps, vous ne devez pas décaler la réalisation d’une autre mission.
Principe n° 6 : réaliser une tâche à la fois pour mener votre entreprise à la réussite
Se lancer sur plusieurs tâches en même temps ne fait pas partie des techniques pour optimiser son temps. Prendre un appel, envoyer un mail, répondre aux sollicitations de votre équipe et avancer sur vos tâches ne vous fait pas gagner du temps. Réservez-vous du temps pour la partie communication, le management et votre travail personnel.
Vous évitez ainsi une surcharge de travail, source de stress. Pour une bonne gestion de votre temps, réalisez une seule tâche à la fois, selon votre plan établi.
Les principes fondamentaux de la gestion du temps et des priorités impliquent des techniques à mettre en place au sein de votre entreprise. Véritable mode de vie professionnel, cette organisation nécessite de prendre en main quelques méthodes clés pour optimiser votre temps. Ces pratiques vous guideront vers une meilleure gestion de votre entreprise. Le but :
obtenir des résultats dépassant vos attentes de manager et de chef d’entreprise.
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