Comment bien gérer son temps de travail ?

La gestion du temps et des priorités est au cœur des préoccupations des chefs de projet, dirigeants d’entreprises et managers d’équipes. Trop occupé à gérer des tâches toujours plus chronophages, vous faites peut-être vous aussi face à une surcharge de travail. Il existe de nombreux outils, formations et méthodes éprouvées pour finir sa journée plus tôt, sans perdre en performance. Je partage avec vous quelques conseils efficaces pour améliorer votre gestion du temps de travail.

Comment éviter une surcharge de travail ?

La surcharge de travail est sans doute le principal effet néfaste d’une mauvaise gestion des tâches. Elle peut toucher indifféremment les salariés, collaborateurs, managers et chefs d’entreprise. Une liste des tâches qui s’allonge sur une journée, une semaine ou toute la durée d’un projet a plusieurs conséquences :

perte d’efficacité et de productivité des salariés ;
difficultés à se concentrer sur les activités essentielles ;
retards supplémentaires sur l’accomplissement des objectifs, etc.

La première étape pour reprendre le contrôle sur son planning est de sortir des croyances limitantes des entreprises. Il n’existe aucune loi ou guide immuable auquel vous devez absolument vous conformer. Vous devez adapter les règles traditionnelles à la réalité des projets, des objectifs et de l’activité quotidienne de votre entreprise. Planifier en fonction de vos priorités améliorera votre productivité et vous libérera d’une charge mentale trop importante au travail.

Apprendre à gérer les priorités au travail

La gestion des tâches au travail tient une place centrale dans la vie de toute entreprise. Pour gagner en efficacité et atteindre les objectifs de vos différents projets, bloquez les tâches importantes sur votre agenda. Votre travail peut nécessiter de trouver du temps pour des activités supplémentaires au quotidien. Dans ce cas, gardez de la place pour quelques plages horaires de dernière minute.

Vous devez également apprendre à dire non à vos collaborateurs, salariés et entreprises partenaires. Chaque rendez-vous accepté dans le planning de la semaine doit être indispensable à l’efficacité de l’entreprise. Parmi les conseils récurrents dans la gestion des tâches et des priorités, on répète souvent de limiter les interruptions.

Pour optimiser votre temps de travail, vous devez absolument vous concentrer. Évitez d’être trop disponible pour vos salariés, collaborateurs et clients. Limitez également au minimum les distractions numériques (réseaux, e-mails, téléphone, etc.).

Apprendre à déléguer au travail

Il peut être difficile pour un chef d’entreprise ou un manager de réellement trouver sa place dans l’entreprise. Lorsque l’on prend en charge la gestion d’un projet, de nouvelles activités ou de l’entreprise tout entière, on a tendance à trop en faire. Votre première tâche doit être de redéfinir votre métier et votre journée type.

Vous devez apprendre à vous connaître pour choisir les activités dans lesquelles vous excellez. Les tâches secondaires peuvent être confiées à des salariés ou à d’autres collaborateurs. Apprendre à déléguer en entreprise nécessite aussi de bien connaître votre équipe. Attribuez chaque activité ou tâche à la bonne personne, selon ses aptitudes et son caractère.

Comment gagner du temps dans sa journée ?

Une journée fait seulement 24 h (ou 1 440 minutes). Si gagner du temps paraît compliqué, il est possible d’arrêter d’en perdre, en suivant quelques bons conseils. Une bonne gestion du temps de travail nécessite méthode et discipline. Votre planification des tâches et des activités au quotidien doit être mûrement réfléchie.

Vous devez également trouver votre méthode personnelle pour être plus productif pendant votre journée de travail. Garder le contrôle sur votre efficacité passe par la connaissance des obstacles qui vous empêchent de vous concentrer sur vos tâches et activités prioritaires. Procrastination, manque de motivation : la liste des difficultés pouvant vous coûter de précieuses minutes est longue.

Planifier ses tâches au quotidien

Comme pour la gestion de budget, la gestion du temps est sujette aux imprévus. Lors de votre planification des activités des journées ou de la semaine à venir, vous devez prendre en compte les potentielles complications supplémentaires. Essayez de planifier votre travail et celui de vos employés en anticipant les problèmes les plus probables.

Ce contrôle des défaillances vous permettra de respecter les délais de temps de chaque projet de l’entreprise. Un autre outil pour gagner du temps et optimiser vos journées est la routine de travail. Automatiser chaque tâche récurrente de votre activité vous libérera de l’espace mental pour gérer d’autres activités. Optimiser le planning de votre semaine est également un bon moyen d’échapper à la procrastination.

Augmenter sa productivité au travail

Être plus productif dans le même temps de travail est une obsession pour beaucoup d’entreprises. Gérer plusieurs activités ou tâches à la fois pour espérer gagner du temps semble cependant être une douce illusion. De plus, vouloir constamment améliorer les performances de chacune de vos activités ou de celles de vos salariés peut être contre-productif. Vous risquez de perdre des minutes et des heures supplémentaires pour gagner du temps sur un processus qui marche déjà très bien.

La gestion du temps de travail passe aussi par la gestion de votre énergie. Capitaliser sur les horaires les plus productifs de votre journée est une bonne méthode pour avancer sur un projet ou une tâche. Un autre outil très puissant pour améliorer votre gestion du temps est la to-do list priorisée. Cette liste est une excellente guide pour tout type de projet. Elle vous servira également à évaluer le temps de réalisation de chaque activité importante.

Comment se former à la gestion du temps de travail ?

Que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle, la gestion du temps est une compétence complexe à acquérir. Vous trouverez de nombreuses ressources (conseils, outils) sur Internet et dans la littérature. Mais organiser soi-même son apprentissage dans la gestion du temps et des priorités est un défi important. Surtout si votre activité ou projet remplit déjà toutes vos tranches horaires.

Suivre une formation de gestion du temps et des priorités peut vous permettre d’échapper à ce paradoxe. Quel que soit l’outil que vous choisirez pour apprendre à mieux gérer votre temps, il est important que vous compreniez le fonctionnement de l’apprentissage. C’est ce qui vous permettra de vous approprier ces règles et de profiter de leur effet bénéfique sur le long terme.

Comprendre les étapes de l’apprentissage de la gestion du temps de travail

L’apprentissage de compétences supplémentaires suit toujours les mêmes règles, le même schéma. D’abord, vous ignorez l’existence même des outils ou aptitudes qui vous font défaut (ex : savoir déléguer). C’est l’incompétence inconsciente.

Vous prenez ensuite conscience de votre incompétence, en lisant ce guide de la gestion du temps de travail, par exemple. Pour améliorer votre efficacité et la productivité de l’entreprise, vous faites des efforts. Vous réussissez à déléguer en suivant des conseils et en utilisant les ressources à votre disposition, mais cela reste pénible. C’est une compétence consciente.

La dernière étape sera de déléguer des tâches naturellement et efficacement aux différents collaborateurs de votre entreprise. On parle de compétence inconsciente. Si vous lisez ce guide, vous vous situez probablement entre les stades d’incompétence consciente et inconsciente, dans votre formation à la gestion du temps et des priorités en entreprise. Vous souhaitez mieux planifier et organiser votre vie professionnelle pour gagner du temps, mais vous ignorez comment faire concrètement.

Créer de nouvelles habitudes de travail au quotidien

Une fois que vous aurez appris une nouvelle méthode de gestion du temps, il faudra l’incorporer à votre planning de travail. Automatiser vos processus de gestion des priorités a un double effet. Premièrement, vos bénéfices sont accumulés. En effet, c’est l’addition des quelques minutes gagnées tous les jours qui vous permettra de réduire vos horaires ou de poursuivre d’autres projets professionnels.

Deuxièmement, cela vous permet d’appliquer vos nouvelles techniques de travail, sans même avoir à y penser. C’est seulement au bout de plusieurs semaines, voire plusieurs mois que vos processus deviendront véritablement des habitudes de gestion du temps. Restez vigilant : un écart dans vos nouvelles règles de travail peut vite laisser place au retour des mauvaises habitudes. C’est ce qui fait toute la difficulté de l’apprentissage d’une bonne gestion du temps, malgré un grand nombre de ressources disponibles.

Optimiser l’apprentissage de la gestion du temps de travail

Améliorer sa gestion du temps de travail est un projet à part entière pouvant être très chronophage. Loin d’être un problème insoluble, il vous faut seulement mettre en application les conseils de ce guide pendant votre apprentissage.

Essayez de planifier votre temps efficacement pour vous libérer des plages horaires et pouvoir vous former davantage. Si vous utilisez les bonnes ressources et que vous faites preuve de discipline, un cercle vertueux se formera et vous permettra d’atteindre vos objectifs.

Ayant moi-même été confronté aux difficultés de la gestion du temps et des priorités, j’accompagne aujourd’hui les dirigeants des entreprises dans cette démarche. Pas à pas, je guide les chefs d’équipes pour améliorer leur efficacité personnelle, ainsi que les performances de leur société. Vous souhaitez vous aussi gagner plus de temps dans votre travail ? Je vous invite à découvrir ma formation sur la gestion du temps de travail.

Pour en savoir plus sur la gestion du temps et des priorités, lisez aussi :

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