Découvrez comment gagner du temps et ne plus vous laisser déborder par le travail

Il semble parfois qu’il ne suffit pas d’une journée pour mener à bien toutes les tâches qui nous incombent. Au travail, on aimerait pouvoir se démultiplier pour parvenir à tout gérer en même temps. Mails et réunions s’accumulent et la semaine défile sans qu’on ait l’impression d’avoir avancé sur notre travail.
Pour ne pas vous laisser submerger, vous devez mettre en place une meilleure gestion du temps de travail. Je vous donne quelques astuces qui vous permettront d’améliorer votre efficacité au bureau et de gagner du temps.

Ne vous surchargez pas de travail

Vous souhaitez rentrer plus tôt à la maison pour profiter de vos enfants ou vous adonner à vos activités favorites ? Dans ce cas : ne vous surchargez pas de travail. En effet, beaucoup de personnes souhaitant gagner du temps ne comprennent pas qu’elles assument plus de tâches qu’elles ne le devraient !

Apprenez à dire non

L’un des conseils les plus essentiels que je peux adresser à une personne souhaitant gagner du temps, c’est d’apprendre à dire non. Si l’on ne vous octroie que quelques minutes pour accomplir une tâche qui vous demande une journée de travail, vous avez le droit de refuser.
De la même manière, si vous avez une vie de famille et que vous refusez de travailler le soir ou le week-end, vous êtes dans votre droit. Travaillez votre discours afin d’indiquer votre refus sans froisser les personnes. Vous pourrez alors vous affirmer sans vous mettre votre supérieur à dos.

Attention à la charge mentale au travail

Vous connaissez probablement la notion de charge mentale dans le cadre de la famille. Elle caractérise un ensemble de tâches que les mères de famille doivent gérer simultanément : le travail, les enfants, le ménage, les courses, etc. Cette multiplication des tâches crée un stress et une usure au quotidien.
Cette charge mentale se retrouve aussi au bureau. Les tâches se multiplient, la boîte mail ne désemplit pas et les réunions à rallonge vous privent du peu de temps qu’il vous reste. Votre cerveau doit traiter trop d’informations simultanément. Résultat : il n’arrive à accomplir aucune tâche.
Il n’y a pas qu’une seule méthode pour sortir de la charge mentale. Une liste de vos tâches de la journée et de la semaine vous aidera par exemple. L’enjeu principal est de trouver votre vitesse de travail et de mettre en place des outils pour la respecter.

Sachez déléguer une tâche

Pour gagner du temps et éviter la charge mentale, déléguer une partie de son travail reste la meilleure solution. Si le matin, en arrivant au bureau, vous constatez que vous avez plus de tâches à accomplir que vous n’avez de temps dans la journée, déléguez.
Il ne s’agit ni d’un aveu de faiblesse, ni d’un manque de professionnalisme. Au contraire, savoir confier une tâche simple à un collègue pour se concentrer sur une tâche importante permet d’améliorer la productivité globale de l’entreprise. Pour déléguer comme pour savoir dire non, tout repose sur la communication. En exposant correctement votre situation et en vous adaptant à votre interlocuteur, vous obtiendrez de l’aide à coup sûr.

Adoptez une meilleure organisation de travail

Une bonne gestion du travail est le meilleur moyen de gagner du temps. La planification des tâches de votre journée vous permettra de gagner significativement en productivité. Je vous livre quelques astuces pour adopter une meilleure organisation au bureau.

Anticipez le travail à effectuer

Si vous manquez de temps pour accomplir vos tâches du quotidien, c’est probablement que vous les avez mal anticipées. Commencez donc chaque semaine en créant une liste de vos tâches. En plus d’améliorer votre organisation et de vous rendre plus productif, cette liste vous permettra d’avoir les idées claires.
Une fois cette to-do list créée, classez les tâches par ordre de priorité. Vous débarrasser au plus vite des tâches urgentes vous permettra d’envisager votre semaine avec sérénité.

Focalisez-vous sur une seule tâche

Évidemment, créer une liste de tâches ne suffit pas à gagner du temps. Si vous vous lancez pêle-mêle dans l’accomplissement de ces tâches, vous n’améliorerez pas votre efficacité et aurez même perdu du temps.
Pour que votre liste soit utile, soyez monotâche. Vous pourriez être tenté de traiter toutes les tâches à la fois dans l’espoir de gagner du temps, mais votre cerveau n’est pas ainsi constitué. Le temps d’adaptation que requiert le fait de passer d’une action à une autre est important. Ce temps avoisine souvent les 10 minutes ! Vous consacrer à une tâche à la fois vous permettra d’économiser ce temps. La satisfaction que vous ressentirez en ayant accompli une tâche vous aidera aussi à trouver la motivation pour passer à la suivante.

Mettez en place une nouvelle routine de travail

Ces conseils n’auront aucun effet durable sur votre faculté à gagner du temps si vous ne changez pas vos habitudes. Or, changer ses habitudes demande une certaine discipline. Vous n’allez pas acquérir une nouvelle méthode de travail en une semaine.
Veillez à appliquer mes conseils au quotidien. Soyez réguliers. Mieux vaut mettre en place un changement mineur que modifier toute votre organisation si vous revenez à vos anciennes habitudes au bout de quelques jours. Ces quelques astuces doivent s’intégrer dans votre journée sans que vous n’ayez à y penser. Créer une nouvelle routine de travail est la meilleure façon de gagner durablement du temps.

Améliorer votre efficacité au bureau

Vous avez su dire « non » aux tâches irréalisables, déléguer à vos collègues le travail que vous ne pouviez pas assumer seul, organisé votre journée de façon millimétrée et créé une liste de tâches savamment organisée. Il reste maintenant à mettre en application cette liste et la transformer en actions concrètes.
Et, souvent, c’est là que le bât blesse. Prostrées par l’ampleur de la tâche, les personnes que je rencontre sont souvent immobilisées et incapables de passer à l’action. Heureusement, comme beaucoup de choses dans la vie, augmenter sa productivité au travail s’apprend. Voici quelques astuces pour améliorer votre efficacité et gagner du temps.

Mettez-vous tout de suite en action

Pour éviter la procrastination, évitez toute forme de distraction. Vos e-mails pourront attendre. Dès le matin, choisissez une tâche importante et consacrez-vous totalement à celle-ci. Veillez également à créer un planning en début de semaine et tenez-y vous. De cette façon, vous saurez toujours si vous êtes dans les temps. Le soir, vous pourrez également rentrer à la maison sans penser au travail. Une fois vos objectifs de la journée accomplis, vous pouvez profiter pleinement de votre famille et de vos activités favorites.

Le perfectionnisme empêche d’être productif

Bien qu’il puisse s’agir d’une qualité, le perfectionnisme peut empoisonner la vie d’une personne. La simple rédaction d’un mail peut alors prendre des dizaines de minutes. Or, la plupart des temps, les perfectionnistes se font des idées quant à la qualité attendue.
Les clients, vos collègues et vos supérieurs préfèrent une tâche rendue à temps qu’une tâche exécutée à la perfection, mais en retard. Sachez donc placer la barre à la juste hauteur. Faire les choses correctement suffit la plupart du temps.

Restez en forme

Cela peut paraître évident, mais dans les faits, beaucoup de personnes que je rencontre et qui manquent de temps ne prennent pas suffisamment soin d’elles. Que ce soit dans leur vie professionnelle ou à la maison, elles ne prennent jamais de pause. Elles ne pratiquent pas ou peu d’activités sportives. Elles ne font pas attention à leur alimentation. Et, surtout, elles dorment peu.
Quelques minutes de sport par jour, une pause de 30 minutes dans une journée ou une alimentation équilibrée peuvent changer radicalement votre productivité. Vos facultés de concentration sont directement liées à la façon dont vous traitez votre corps. Si vous manquez de temps, essayez donc d’améliorer votre hygiène de vie.

Adoptez les bons outils de gestion du temps de travail

Il existe de nombreux outils qui permettent de mieux gérer son temps. Qu’il s’agisse d’une méthode, d’un logiciel ou d’une application mobile, ces outils sont aussi nombreux que variés.
Il n’y a pas une méthode à privilégier par rapport à une autre. Quand je rencontre une personne dans le cadre de mes formations, je choisis la méthode la plus adaptée à son profil. Le mieux reste donc d’essayer plusieurs outils avant de trouver celui qui marche pour vous. Gardez en tête que pour qu’une méthode porte ses fruits, son application régulière est nécessaire. Ne cherchez pas une solution miracle. Pour gagner du temps, votre objectif doit être de changer vos habitudes.

Améliorer son efficacité au travail, réussir à se dégager du temps pour le passer avec ses enfants, pouvoir profiter de ses vacances sans avoir la tête au bureau : c’est tout ce que permet une meilleure gestion du temps.
Le coaching en gestion du temps que je propose est une véritable boîte à outils qui vous permettra de changer votre quotidien. Dans cette formation, je vous livre les astuces et les méthodes qui vous permettront de changer durablement vos habitudes et de reprendre les rênes de votre vie. N’hésitez pas à me contacter pour en apprendre plus !

La gestion du temps et la productivité en entreprise sont des sujets aussi passionnants que complexes. Si vous souhaitez approfondir vos connaissances, je vous recommande également la lecture de ces articles :

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