Comment augmenter sa productivité au travail ?

Gagner du temps est peut-être l’objectif numéro 1 des chefs d’entreprise, managers d’équipe et dirigeants d’association. Pour éviter de passer de longues minutes à être peu productif, pensez à faire des pauses régulièrement et à bien gérer votre énergie au cours de la journée. Fixez-vous des objectifs personnels et utilisez des deadlines, des to-do lists et autres outils de gestion pour mesurer et améliorer votre efficacité. Pour en savoir plus, lisez mes 8 conseils pour augmenter sa productivité au travail.

1 – Réaliser une seule tâche à la fois au bureau

Faire plusieurs choses en même temps semble être une bonne idée pour augmenter sa productivité au travail. Le quotidien d’un entrepreneur ou d’un chef d’entreprise est d’ailleurs particulièrement propice à une organisation multitâche. En réalité, la recherche montre que la réalisation de plusieurs tâches simultanées est impossible. Votre cerveau doit obligatoirement faire des pauses entre chaque activité, à moins que les tâches en question soient des actions automatiques.

Mais si la marche à pied et la respiration utilisent effectivement peu de concentration au bureau, ce n’est probablement pas ce qui vous intéresse. Loin de vous rendre plus productif au travail, la gestion de tâches multiples semble être gourmande en énergie et augmenter le risque d’erreur. C’est en tout cas ce que montre cette étude, publiée en 2015 par l’American College of Emergency Physicians, sur les limites du multitasking chez les médecins urgentistes.

2 – Se fixer des objectifs personnels au travail

Le perfectionnisme au travail peut vous empêcher d’augmenter votre productivité ou celle de votre entreprise. Vouloir améliorer l’efficacité de chaque tâche ou activité au quotidien risque, au contraire, de faire baisser vos résultats. C’est une surqualité qui entraîne une surproduction. Formuler des objectifs personnels sur votre productivité reste cependant une bonne technique pour booster votre efficacité.

Il peut s’agir de prendre une semaine de vacances après un projet d’entreprise important. L’idée est de vous rappeler constamment pourquoi vous souhaitez augmenter votre productivité au bureau. Vos objectifs sont des outils de motivation vous permettant de suivre l’évolution de vos résultats.

3 – Utiliser des deadlines pour vos objectifs

La deadline ou date butoir est un outil dont l’application est très utile pour se concentrer sur la réalisation d’une tâche ou d’un projet important. De manière générale, l’organisation de la vie en entreprise est souvent basée sur les échéances, selon les priorités et les objectifs à poursuivre.

Ici, il est plutôt question d’utiliser cette méthode pour améliorer vos résultats personnels, sans ajouter de stress à votre quotidien. Vous pouvez appliquer la technique de la deadline pour avancer sur des projets personnels, comme lire un livre sur l’augmentation de votre productivité au travail.

4 – Utiliser des to-do lists pour améliorer sa gestion des tâches

La to-do list fait partie des outils de gestion les plus puissants pour augmenter sa productivité au travail. Écrire une liste des actions et tâches à réaliser est une méthode qui améliore votre organisation et réduit votre stress au quotidien. Pour que la mise en place de cette technique ait des résultats dans votre activité :

1. la liste des tâches de travail doit être accessible rapidement ;
2. la liste de tâches de travail doit faire apparaître vos priorités.

Pour améliorer votre productivité et votre efficacité au bureau, priorisez les tâches et actions en fonction de leur urgence, importance et difficulté. Cette méthode de travail vous permettra de savoir placer chaque tâche dans votre journée afin de booster votre concentration et d’être plus productif.

5 – Apprendre à gérer votre énergie au travail

Au travail comme dans votre vie personnelle, votre énergie et votre capacité de concentration sont limitées. Allonger la liste des tâches à effectuer dans la même journée ou semaine est une mauvaise solution pour gagner en productivité. Cela risque seulement d’augmenter votre fatigue au travail, ce qui vous éloignera de vos objectifs et vous fera perdre en efficacité. Vous devez apprendre à connaître votre rythme circadien pour améliorer votre gestion des tâches et votre concentration dans une journée type.

Si vous êtes plus productif le matin, organisez votre semaine de manière à commencer chaque jour par une tâche longue ou difficile. Pensez également à faire une pause régulièrement. Vous pouvez, par exemple, espacer les pauses toutes les 15 minutes ou encore faire une courte pause après l’exécution de chaque tâche.

6 – Noter sa journée de travail

L’un des aspects les plus complexes de la gestion du temps et de la productivité au travail est l’analyse de ses résultats. Il paraît difficile pour un entrepreneur, manager ou chef d’entreprise de comprendre pourquoi il a dévié de ses priorités ou a été peu productif en début de mois. Noter votre journée de travail selon plusieurs critères peut être une méthode efficace pour garder une trace de votre activité.

Accordez-vous un nombre de points sur 5 pour votre productivité, votre concentration, vos résultats, mais aussi votre niveau de fatigue et tout autre commentaire utile. Au fil du temps, cet outil vous permettra de repérer des corrélations et ainsi d’augmenter votre productivité au travail. De plus, écrire une ligne ou deux en fin de journée ou de semaine vous permet de reprendre le cours de votre vie personnelle plus sereinement.

7 – Organiser son environnement de travail

Le bureau de l’entrepreneur est comparable au plan de travail du chef cuisinier. Impossible d’avancer sur vos projets ou d’être productif si vous peinez à trouver des outils ou des papiers. L’organisation de votre lieu de travail est personnelle. Quelques bons conseils peuvent cependant servir de ligne directrice pour mettre en place vos affaires.

Par exemple, gardez à portée les documents et outils utiles à la gestion du projet en cours. Cela vous évitera de perdre de précieuses minutes chaque semaine. Garder votre bureau bien rangé et peu encombré vous permettra également de mieux vous concentrer au quotidien et d’être plus détendu.

C’est donc une excellente manière de booster votre productivité au travail. Enfin, utilisez des outils et du matériel ergonomique pour améliorer votre gestion du temps et avoir un espace de travail confortable.

8 – Bien dormir et bien manger pour augmenter sa productivité au travail

Pour terminer cette liste de conseils pratiques pour augmenter sa productivité au travail, je me dois de vous rappeler l’essentiel. Peu importent les actions et outils que vous mettez en place, vous obtiendrez peu de résultats si votre sommeil ou votre nutrition sont de mauvaise qualité.

Quelle que soit votre méthode de sommeil, gardez un rythme régulier toute la semaine, et si possible, les week-ends. Bien dormir vous permettra de mieux vous concentrer sur vos projets en journée et de gagner en productivité. Concernant la gestion de la nutrition, éviter les repas trop copieux pendant la pause déjeuner réduit généralement la fatigue au travail.

Augmenter sa productivité au travail est un sujet large et complexe. La planification des tâches, la gestion des priorités ou encore les différents outils pour booster son efficacité font partie des points importants à aborder. Pour aider les dirigeants d’entreprise et chefs d’équipe dans l’accomplissement de leurs objectifs, j’ai créé une méthode d’apprentissage personnelle. Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez ma formation d’organisation du travail.

Lisez mon article complémentaire pour gagner encore plus de temps au travail :

• Comment optimiser la planification des tâches ?

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