La méthode GTD : une méthode efficace en 5 étapes

Dirigeants, managers et chefs d’entreprise, vous souhaitez apprendre à mieux gérer votre temps et améliorer votre organisation ? Vous aimeriez gagner en efficacité, vous libérer du stress et avancer sereinement dans vos projets ? La méthode de gestion du temps GTD (« Getting Things Done ») est certainement faite pour vous. Grand classique en la matière, cette méthode vous donne les clés pour exécuter vos tâches et projets en temps et en heure. Découvrez les 5 étapes de la méthode GTD de David Allen.

La méthode GTD : qu’est-ce que c’est ?

La méthode GTD ou « Getting Things Done » en anglais, est une méthode de gestion des tâches et d’organisation créée en 2001 par le consultant américain David Allen.

L’objectif de la méthode « Getting Things Done » (GTD) de David Allen

Ce spécialiste de la productivité et du management a mis en place une méthode simple pour exécuter efficacement les tâches et projets, libérer l’esprit des managers et des dirigeants et leur éviter le stress. Le livre « Getting Things Done » de David Allen présente un système de gestion du temps et des priorités « pour que les choses soient faites ». Utiliser la méthode GTD permet de maîtriser son flux de travail et aide à :

• améliorer sa productivité ;
• atteindre ses objectifs ;
• alléger sa charge mentale ;
• éliminer son stress.

Le principe de la méthode GTD

La méthode GTD utilise un système de listes et de calendrier. Elle se décline en 5 étapes qui permettent :

1. la collecte des tâches, projets ou idées ;
2. le traitement des idées en actions ;
3. l’organisation des tâches et la mise en place d’un plan d’actions ;
4. la révision des actions ;
5. l’exécution des tâches.

Les 5 étapes de la méthode GTD

Comme nous l’avons vu précédemment, la méthode GTD se résume en une série d’actions qui ont pour but de vous faire avancer dans vos projets et améliorer votre organisation. Collecter, traiter, organiser, réviser, exécuter sont les cinq piliers de la méthode GTD. Voici comment la mettre en œuvre.

Étape 1 : la collecte des tâches, projets ou idées

Cette première étape consiste à libérer votre cerveau de toutes les tâches, rendez-vous, idées et projets en cours ou à venir. L’objectif est d’éviter la charge mentale.

• Collectez de manière exhaustive et par écrit toutes les informations qui vous passent par la tête.
• Faites une liste et notez chaque élément d’information, tâche, projet et action en cours.
• Rassemblez toutes vos notes sur un support unique : agenda papier ou numérique (Trello).

Collecter tous ces éléments peut vous prendre un peu de temps. Rassurez-vous, ce n’est pas une perte de temps, vous en gagnerez plus tard une fois que votre esprit sera allégé de cette charge. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’exécution des tâches avec efficacité et énergie. Cette collecte d’informations constitue votre boîte d’entrée ou boîte de réception (inbox). Dans un premier temps, ne cherchez pas à classer ou à prioriser les tâches.

Étape 2 : le traitement des idées en actions

À cette étape, vous allez commencer à traiter toutes les données que vous avez récoltées précédemment dans votre boîte d’entrée. Pour définir l’action à mener avec chaque tâche, posez-vous les questions suivantes :

• Une action est-elle nécessaire pour cette tâche ?
• Cette tâche doit-elle être réalisée en priorité ?

Si la réponse est non, trois actions sont possibles :

• supprimez la tâche/idée. Il n’y a pas d’action à prévoir ;
• reportez la tâche et prévoyez de la réaliser un jour/peut-être ;
• conservez et archivez pour référence.

Si la réponse est oui :

• Est-ce une tâche rapide à réaliser (moins de 2 minutes) ? Dans ce cas, effectuez cette tâche immédiatement.
• Devez-vous la réaliser vous-même ? Si non, déléguez-la. Si oui, planifiez-la.
• Est-ce une tâche longue à réaliser ? Y a-t-il une ou plusieurs actions à réaliser ? Dans ce cas, vous devez la planifier pour la réaliser. Passez alors à l’étape organisation.

Étape 3 : l’organisation des tâches et la mise en place d’un plan d’actions

Vous devez maintenant hiérarchiser et prioriser les tâches et projets dont la réalisation demande plus de deux minutes. Cela vous permettra d’établir votre planning et le plan des actions à mener. Créez différentes listes pour classer vos éléments :

• liste « à faire un jour, peut-être » : pour les tâches et projets non-urgents, mais intéressants ;
• liste « à conserver pour référence » : ne nécessite pas d’actions, à garder pour information ;
• liste « éléments en attente » : complément d’information nécessaire ou réponse en attente ;
• liste « projets à réaliser » : regroupe les tâches qui nécessitent plusieurs actions ;
• liste « prochaines actions » : c’est votre « to do list » détaillée pour chaque projet.

Notez dans votre calendrier vos rendez-vous et les deadlines de vos projets. Planifiez ce qui peut l’être, précisez les tâches et les sous-tâches et effectuez le suivi de la réalisation des tâches. Si une action n’est pas utile et pas prioritaire, mettez-la à la corbeille. Si vous déléguez une tâche, pensez à faire une liste qui assure le suivi de la tâche (qui la réalise, délai, progression, finalisation). Cela permettra d’alléger la charge mentale de votre cerveau et de ne rien oublier.

Étape 4 : la révision des actions

Il s’agit de faire un point sur les tâches et leur avancement. Des tâches et des projets peuvent être terminés, d’autres se rajoutent aussi à vos listes. Mettez vos listes et votre calendrier à jour. La méthode GTD n’est pas un système d’organisation figé. Il est donc indispensable de faire régulièrement des points pour savoir où vous en êtes, particulièrement pour les gros projets et ceux qui sont réalisés par plusieurs personnes.

Étape 5 : l’exécution des tâches

Vous êtes maintenant prêt à passer à l’action en suivant votre planning et les priorités définies dans vos listes. Cependant, vous êtes débordé et vos listes de choses à faire s’allongent. Comment savoir par où commencer et dans quel ordre effectuer les tâches ? Le système de la méthode GTD prend en compte quatre critères de décision dans la réalisation d’une tâche :

• le contexte dans lequel vous êtes (bureau, transport, domicile) ;
• le temps disponible ;
• le niveau d’énergie à l’instant T ;
• la priorité de la tâche à réaliser.

Il est conseillé de faire plusieurs listes courtes et contextuelles plutôt qu’une liste trop longue qui pourrait vous décourager avant de commencer. En fonction du contexte dans lequel vous vous trouvez, vous pourrez décider plus facilement quelle tâche réaliser à quel moment. Le niveau de priorité sera déterminant.

Quels sont les avantages et les limites du système GTD ?

La méthode de David Allen est reconnue pour son efficacité. Elle a en effet pu aider de nombreux dirigeants, managers et chefs d’entreprise dans le monde. Toutefois, elle présente des limites sur le long terme, car elle demande beaucoup de rigueur et de la ténacité.

Les avantages de la méthode GTD

C’est une méthode simple et accessible à tous. De plus, elle peut être utilisée dans la vie professionnelle et la sphère privée. Voici les avantages qu’on lui reconnaît :

• elle libère l’esprit et évite la charge mentale grâce à son système de listes ;
• elle est utilisable sur tous types de supports (version papier ou électronique) : agenda, fichier Excel, création de listes sur Trello ou autres outils en ligne d’organisation et de planification ;
• elle permet d’être mieux organisé, de gagner du temps et d’augmenter la productivité ;
• elle aide à classer et à prioriser les tâches, les projets et les idées ;
• elle sert de fil conducteur, car elle permet d’avoir une structure et un plan d’actions à suivre ;
• elle se met facilement à jour une fois la structure élaborée.

Les limites de la méthode GTD

L’application de la méthode « Getting Things Done » demande beaucoup de rigueur et d’autodiscipline, ce qui n’est pas forcément tenable sur la durée en milieu professionnel.

• La mise en place peut être longue lors de la collecte des informations.
• La mise à jour demande un travail supplémentaire : points réguliers à faire, intégration des urgences et des imprévus.

C’est donc une méthode qui nécessite une certaine flexibilité, de l’adaptabilité et de la réactivité pour redéfinir régulièrement les nouvelles priorités. De ce fait, elle ne convient pas à tout le monde. Selon les profils d’utilisateurs, d’autres méthodes d’organisation seront peut-être plus adaptées. À chacun de tester et de se faire une opinion.

La finalité de la méthode GTD de David Allen est d’optimiser un maximum l’organisation et la planification des tâches. Elle aide à respecter les engagements et les délais fixés pour la réalisation des projets. Elle permet de poser à plat toutes les tâches et de vider son cerveau. Utiliser le système GTD pour votre organisation est recommandé pour ne rien oublier lors de la réalisation d’un projet. En effet, la méthode « Getting Things Done » permet de garder le cap au milieu des nombreuses distractions et sollicitations quotidiennes. Vous le savez, une bonne organisation évite le surmenage et une charge mentale trop forte. À terme, vous pouvez éviter le burn-out. Vous souhaitez un accompagnement personnalisé ? Je vous guide et vous accompagne dans la mise en place d’une méthode adaptée à vos besoins et à votre personnalité. Rejoignez-moi pour un coaching en gestion du temps sur mesure.

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