Comment gérer les priorités au travail pour atteindre vos objectifs sans stress??

Entre importance et urgence, savoir gérer les priorités en entreprise est fondamental pour être capable de planifier les tâches et faire face aux imprévus. La gestion des priorités vous garantit une organisation du travail efficace et sans stress. Elle vous aide à tenir le cap semaine après semaine et à éviter la surcharge de travail. Suivez nos conseils pour une gestion des priorités efficace avec, à la clé, la réalisation de tous vos projets.

Gérer les priorités : un élément fondamental en entreprise

La priorisation des tâches et le respect des délais sont des éléments fondamentaux dans l’organisation d’une entreprise. Parvenir à gérer les priorités entre plusieurs activités permet de :

• mieux planifier la gestion du temps ;
• réduire le stress ;
• gagner en efficacité ;
• faire face aux urgences.

Il existe des outils pour vous aider à prioriser les tâches et mieux gérer votre temps.

Limiter les interruptions au travail pour favoriser la concentration

Les interruptions pendant l’activité professionnelle sont fréquentes. Elles bousculent votre agenda et vous obligent à gérer les priorités différemment : e-mails, coups de fil, notifications, aide en urgence, etc.
Tous ces éléments ont un impact sur votre concentration et ralentissent votre activité. Limiter les interruptions devient capital pour rester focalisé sur vos projets et atteindre les objectifs fixés.

Savoir dire non et déléguer

Apprendre à dire non avec conviction et sans agressivité est important pour limiter les interruptions. Déléguer une tâche à votre personnel lorsque vous êtes dans un poste de management vous permet de :

• renforcer votre confiance ;
• être plus productif ;
• être efficace dans la réalisation de vos objectifs.

Vous gérez ainsi mieux vos priorités et gagnez en efficacité sans bouleverser votre agenda.

Mieux gérer les priorités pour prévenir la charge mentale

La prévention de la charge mentale au travail est fondamentale pour atteindre vos objectifs sans stress. En effet, une incapacité à gérer les priorités a souvent pour conséquence une baisse de la performance au travail et un risque d’erreur plus élevé. À terme, la surcharge mentale mène à la souffrance au travail voire au burn-out.

Prioriser les tâches pour une meilleure gestion du temps

En effectuant les tâches les plus complexes en premier, vous parvenez à suivre l’agenda semaine après semaine. La gestion des priorités est l’une des clés du succès. Elle doit correspondre à votre degré de concentration durant la journée et la semaine. Hiérarchiser les tâches à accomplir vous permet de :

• perdre moins de temps avec des tâches qui pourraient être déléguées ;
• réduire votre stress et travailler plus sereinement ;
• en finir avec la procrastination ;
• gagner en efficacité grâce à un travail structuré ;
• être plus disponible pour vos collaborateurs ;
• mieux gérer les imprévus.

La matrice Eisenhower : un outil pour la gestion du temps de travail

La matrice Eisenhower est un outil de gestion du temps de travail qui propose une priorisation des tâches en fonction de 4 critères :

• ce qui est important et urgent ;
• les tâches importantes, mais non urgentes ;
• les tâches non importantes, mais urgentes ;
• ce qui est non important et non urgent.

Chaque tâche à réaliser est classée en fonction de cet outil et reçoit un traitement différent. Les tâches importantes sont généralement celles qui créent le plus de valeur ajoutée dans l’entreprise.

Les tâches importantes et urgentes

Il s’agit des tâches prioritaires dont la réalisation est la plus urgente. Elles ne peuvent pas être différées dans votre agenda.

Les tâches importantes non urgentes

La planification de ces tâches dans le projet vous laisse du temps. Vous pouvez les planifier dans votre agenda avec une date de réalisation dans le futur.

Les tâches non importantes et urgentes

Comme vous disposez de moins de temps pour la réalisation de ces tâches, vous pouvez les déléguer à votre personnel. Ces tâches seront ainsi accomplies rapidement et elles vous permettront de libérer du temps pour la réalisation de vos objectifs.
Si vous ne pouvez pas les déléguer, ces tâches sont à accomplir juste après les tâches importantes et urgentes.

Les tâches non importantes et non urgentes

La réalisation de ces tâches peut être notée pour une date ultérieure dans votre agenda. Elles seront effectuées après toutes les autres tâches en fonction de votre emploi du temps.

Planifier votre travail et prévoir une marge de temps

Une fois que vous avez classé vos tâches par ordre de priorité, il vous suffit de prendre votre agenda et d’estimer combien de tâches vous pouvez effectuer par jour de travail. Une astuce pratique est de laisser 20 % de marge dans l’organisation de la semaine pour les imprévus.
Vous ne pourrez pas prévoir les événements. En revanche, vous ne serez pas dépassé en cas d’urgence et vous pourrez la gérer sans stress en gardant en tête votre objectif.

Utiliser un outil à part pour l’organisation des tâches

Pour une organisation des tâches efficace, il est préférable d’utiliser un outil distinct de l’agenda. Vous pourrez y dresser la liste des actions ou activités à faire avec une date de début et une date de fin. Un gestionnaire des tâches est un outil de gestion des objectifs qui facilite l’organisation en entreprise.
Il vous suffit de dresser une liste de toutes les tâches. Vous pourrez ensuite planifier leur réalisation au moment le plus propice en fonction de votre emploi du temps et l’avancement de votre projet.

Comment gérer efficacement vos priorités?? Vous souhaitez identifier les causes de votre manque de temps?? Vous ne savez pas par où commencer pour organiser votre travail ? Vous avez besoin d’une méthode gagnante pour la gestion des priorités afin d’atteindre vos objectifs?? Découvrez ma formation en organisation du travail pour apprendre à prioriser les tâches, gagner en performance et dégager du temps dans votre vie.

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• « Il faut, je dois » Comment sortir des carcans que l’on s’impose ?
• Trouver sa place au travail
• Comment apprendre à déléguer au travail ?

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