Limiter les interruptions au travail
Ne vous laissez plus interrompre dans votre travail
Quand une personne est soumise à une grande charge de travail, les minutes semblent défiler à toute vitesse. De retour du bureau, elle a la sensation de ne pas avoir avancé. En réalité, ce sont souvent les interruptionsqui nous empêchent de mener à bien nos tâches de la journée. Souvent, la personne qui rencontre des difficultés dans l’organisation de son travail ne réalise pas le temps que lui font perdre ces interruptions.
Fort heureusement, il existe des méthodes pour limiter les interruptions : gérer les priorités, éviter les distractions, activer le mode « ne pas déranger » de son téléphone… Je vous en dis plus.
Pourquoi limiter les interruptions ?
Selon une étude américaine menée par le Dr De Woot, nous rencontrons au travail une interruption d’une durée 3 minutes toutes les 8 minutes. En d’autres termes, 40 % de votre temps au bureau est consacré à autre chose qu’aux tâches qui vous incombent. Limiter ces interruptions peut donc totalement changer votre vie professionnelle.
Gagnez du temps
C’est très simple : si vous consacrez 40 % de temps en plus à la réalisation d’une tâche, presque la moitié de votre temps de travail pourrait être utilisée autrement. Limiter les interruptions, c’est donc vous permettre de réaliser vos objectifs plus rapidement. Vous pourrez alors consacrer ce temps gagné à votre vie familiale ou à une activité qui vous tient à cœur.
Améliorez votre efficacité
Par ailleurs, le multitâche est le pire ennemi de la productivité. Non seulement chaque interruption vous fait perdre du temps mais, même après vous être remis à la tâche, votre concentration n’est pas optimale. Limiter les interruptions permet donc d’améliorer son efficacité globale au bureau.
Limitez les interruptions pour votre satisfaction au travail
Jongler entre plusieurs tâches et entre les appels, les réunions et les mails incessants génère du stress. Chaque interruption épuise votre cerveau et vous prive de votre motivation. Limiter les interruptions vous permettra d’envisager chaque journée au travail avec plus de sérénité et d’éviter le burn-out.
Limiter les interruptions venant de l’extérieur
Pour limiter les interruptions, commencez par éliminer les paramètres extérieurs qui perturbent votre travail.
Utilisez la fonction “ne pas déranger” de votre téléphone
Les appels et les notifications font du téléphone une inépuisable source d’interruption. Pour rester joignable tout en évitant les interruptions, utilisez la fonction « ne pas déranger » de votre téléphone. Que vous soyez chez Android ou chez Apple, ouvrez simplement vos paramètres pour y trouver cette option. Appuyez ensuite sur la touche dédiée pour l’activer ou la désactiver.
La fonctionnalité « ne pas déranger » vous permet de bloquer les notifications et les appels entrants. Vous pouvez néanmoins autoriser certaines applications ou certains appels, si vous attendez un appel de clients importants par exemple. Pour bloquer totalement tous les appels et toutes les notifications, appuyez sur la fonctionnalité « mode avion » des paramètres de votre téléphone.
Ne passez pas votre journée à répondre aux mails
Activer le paramètre « ne pas déranger » vous permettra également de ne pas recevoir de notifications quand vous recevez des mails. Mais ce n’est pas suffisant. En entreprise, je constate régulièrement qu’une personne se sent obligée de répondre directement aux mails qu’elle reçoit. C’est une erreur. Vous ne pouvez pas, et ne devez pas, être disponible en permanence. Réservez quelques moments dans votre journée pour répondre aux mails, puis reprenez le cours de votre travail sans y penser.
Demandez à vos collègues de ne pas vous déranger
Vos collègues font partie des paramètres extérieurs susceptibles de vous interrompre. Que ce soit pour papoter ou parce qu’ils ont des questions, vous pouvez difficilement éviter ces interruptions.
Une solution efficace consiste à établir des moments dans la journée – dont vous fixez la durée – où vous pouvez être interrompu. En dehors de ces créneaux, demandez à vos collègues de limiter les appels, les mails et les sollicitations directes.
Apprenez à dire non
Autoriser vos collègues et vos supérieurs à ajouter une tâche à votre emploi du temps sans votre accord est le meilleur moyen d’être interrompu en permanence. Faites-vous une règle de savoir dire non quand cela est légitime. Si vous avez des tâches prioritaires qui exigent toute votre concentration, refusez d’en assumer d’autres. Il est de la responsabilité du management de l’entreprise de répartir correctement le travail, pas de la vôtre.
Limiter les interruptions venant de soi-même
Bien souvent, une personne est sa propre source d’interruption. Vous devez prendre ce paramètre en compte pour limiter les interruptions.
Évitez les distractions
Si vous travaillez dans un bureau, vous êtes probablement souvent devant un écran. Or un écran, c’est une source infinie de distractions. Pensez à bloquer certains sites, comme les réseaux sociaux, pour éviter les interruptions.
Adoptez une meilleure gestion de votre temps
La gestion de votre journée de travail doit être optimale pour limiter les interruptions. Si vous vous lancez dans plusieurs tâches à la fois, que vous n’avez pas un planning clair, vous passerez votre temps à vous demander si vous n’avez pas oublié quelque chose. Chaque fois que vous vous demandez quoi faire correspond à une interruption. Une gestion minutieuse de votre temps vous évitera d’être interrompu par des questionnements superflus.
Apprenez à gérer vos émotions
Parmi tous les paramètres susceptibles de créer des interruptions, l’on pense rarement aux émotions. Et pourtant ! Le stress, la colère ou l’angoisse peuvent créer des interruptions dans votre travail. Quand nos sentiments nous dépassent, notre concentration s’effrite. C’est la raison pour laquelle une bonne gestion de vos émotions est essentielle pour limiter les interruptions. Rester calme vous aidera à accorder toute votre concentration à la tâche à accomplir.
Vous n’éviterez jamais toutes les interruptions au bureau. Vous devez autoriser votre entreprise, vos collègues et vous-même à vous interrompre de temps en temps. Cependant, l’application de ces quelques conseils vous permettra de limiter considérablement le nombre et la régularité des interruptions.
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