Résumé du livre Getting Things Done de David Allen

Getting Things Done, ou S’organiser pour réussir, est l’un des livres de gestion du temps et des priorités les plus connus. Publié par le consultant David Allen en 2001, ce best-seller décrit deux méthodes de cinq étapes chacune pour se libérer du stress et avancer sur la liste de ses projets. Le sigle GTD est aujourd’hui repris pour évoquer la gestion horizontale des actions de l’auteur. La méthode verticale de planification des projets, basée sur une approche plus spontanée, est moins connue. Elle demeure cependant tout aussi intéressante.

Getting Things Done : propos et contexte

Getting Things Done – ou S’organiser pour réussir, en français – est un livre traitant de la gestion des tâches et des priorités, écrit par le consultant américain David Allen. Publié pour la première fois en 2001, GTD devient rapidement un best-seller. Le livre décrit notamment une méthode d’organisation horizontale des actions. Ce système est à l’origine du succès de Getting Things Done, et il est communément associé au sigle GTD.

Getting Things Done et sa méthode de gestion des tâches et des projets ont enfanté de nombreuses formations, séminaires, forums et logiciels « GTD-friendly ». À la suite du succès de GTD, David Allen publie deux autres livres sur la productivité : Ready for Anything (2003) et Making it All Work (2006). En 2015, l’auteur publie une nouvelle édition de Getting Things Done, entièrement réécrite et actualisée.

S’organiser pour réussir : la gestion horizontale des actions

Ce système d’organisation des idées, tâches et actions est très attractif. David Allen a pensé sa méthode en anticipant la majorité des cas de figure possibles, quel que soit votre projet de travail ou votre projet de vie personnelle. Il est clair que l’application de la liste de conseils offerte par le livre offre un grand potentiel de productivité. Le principal « problème » de la méthode horizontale de David Allen est qu’elle demande une grande organisation et grande rigueur pour fonctionner sur le long terme.

Pourquoi utiliser une méthode de gestion des tâches ?

Le livre GTD commence par un constat : le monde du travail a changé. En 2001 comme aujourd’hui, on demande à beaucoup de salariés et collaborateurs d’être plus polyvalents et multitâches qu’autrefois. Les listes de projets toujours plus complexes s’allongent dans les entreprises. Ils nécessitent de nombreuses actions complémentaires et un échange constant des éléments entre les services.

Dans son livre, David Allen déplore le stress accumulé par ces listes de tâches sans fin. De plus, la productivité baisse sans surprise lorsque votre esprit se concentre sur de futures étapes et actions à réaliser dans vos projets. La méthode de planification horizontale des tâches de Getting Things Done a pour objectif de vous libérer de ce stress. Votre productivité au travail et dans votre vie est décuplée et vous pouvez enfin entrer dans la « zone », tel un grand sportif.

Les 5 étapes du flux de travail de Getting Things Done

La première étape consiste à collecter dans une boîte, sous forme de listes ou de notes, toutes vos idées, projets, tâches et actions qui occupent votre esprit. Ce sont ces éléments qui vous causent du stress ou de la perte d’attention au travail et dans votre vie. La deuxième étape est de définir leur nature : décision personnelle, projet de travail, projet personnel lointain, etc.

La troisième étape de cette méthode est de définir la première action à réaliser pour chaque tâche ou projet. Si elle prend moins de 2 minutes, David Allen conseille de la réaliser immédiatement. Sinon, déléguez ou planifiez votre action ou tâche à plus tard. S’il n’y a aucune action à réaliser, placez le projet dans les éléments à revoir ou supprimez-le.

La quatrième étape du livre GTD est la plus importante du système d’organisation des tâches. Il s’agit de réviser régulièrement les différentes listes de tâches de la méthode et l’avancement des projets. Enfin, la cinquième étape consiste à réaliser les différentes actions. Dans son livre, David Allen décrit en détail plusieurs modèles pour choisir les actions à réaliser, à chaque étape d’un projet.

La gestion verticale des actions de David Allen

Le second système de gestion des tâches et d’organisation des actions de David Allen est moins connu. Le livre GTD définit cette méthode dite verticale comme une façon naturelle de planifier des projets. Pas de « boîte d’entrée » pour ranger toutes les idées et tâches de son esprit dans ce système à 5 étapes (lui aussi).

La première étape de cette méthode est de définir l’objectif concret des projets et leurs composants essentiels. Ex : le projet d’aller au restaurant est motivé par l’envie de bien manger et nécessite d’être confortablement installé. La deuxième étape de ce système est de visualiser l’accomplissement des tâches, afin de se motiver et de concentrer son esprit.

GTD présente ensuite la troisième étape : le brainstorming des actions à réaliser pour vos projets. Enfin, les étapes 4 et 5 du système vertical de David Allen consistent à organiser et à préciser les tâches, puis à définir la première action nécessaire.

Le pouvoir des principes de base de Getting Things Done

Dans la troisième partie de son livre S’organiser pour réussir, David Allen fait la liste des bénéfices des idées et étapes principales développées dans sa méthode. L’habitude de collecter chaque tâche ou projet dans une boîte d’entrée permet de se libérer du stress. Selon l’auteur, c’est aussi une bonne manière de prendre conscience de la liste de vos engagements et de refuser plus systématiquement les tâches et projets peu intéressants.

Le « pouvoir de la prochaine action », ou tâche, qu’elle soit juste définie ou bien réalisée dans en quelques minutes, est de gagner en motivation et en productivité. Enfin, se concentrer et imaginer les résultats d’un projet ou d’une tâche vous permet de vous rappeler pourquoi vous travaillez et de vous projeter dans le concret.

Comme évoqué précédemment, la lecture du livre GTD est stimulante et les systèmes de David Allen fonctionnent, en théorie. En pratique, gérer une liste importante d’éléments et de projets dans une boîte d’entrée remplie à ras bord peut être décourageant. Pour bénéficier d’un programme personnalisé, adapté à la réalité de votre vie et de votre travail, je vous propose de découvrir ma formation de gestion des priorités.

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