Comment travailler sur les priorités et gérer les imprévus ?

Gestion du temps et priorisation

Vous vous sentez souvent débordé ? Vous avez régulièrement l’impression de commencer votre journée à 18 h ? Les imprévus rythment votre quotidien ?

Vous faites peut-être partie de ceux qui investissent beaucoup d’énergie dans leurs journées et qui, finalement, ont des résultats décevants : les imprévus, les « fuites » s’enchaînent…

Vous avez l’impression de ne plus rien maîtriser et cela commence à vous épuiser !

Sans vous en rendre compte, vous faites probablement des erreurs qui vous font perdre en efficacité, en énergie et en temps.

Vous ne voulez plus subir votre planning ?

Alors, lisez attentivement les conseils qui suivent, ils pourraient vous faire gagner plus de temps que vous ne l’imaginez !

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

Les choses qui vous empêchent de vous libérer du temps sont le plus fréquemment : 

  • La charge mentale
  • se laisser « manger » par son environnement,
  • ne pas avoir conscience des interactions avec les autres, 
  • avoir des croyances.

Une fois qu’on a fait ce constat, on se demande comment éviter ces écueils et mieux gérer son temps

1- Réaliser les tâches : la To Do List : le prérequis indispensable à un emploi du temps bien maîtrisé

Pour bien gérer son temps, la première chose à faire c’est de marquer les choses “noir sur blanc”.

La première clé, le socle sans lequel aucune gestion efficace du temps n’est possible, c’est d’avoir une TO DO LIST efficace

Cette méthode permet à elle seule de vous libérer entre 3 et 8 h par semaine ! Il existe d’autres façons de libérer encore plus de temps que j’évoquerais plus loin dans cet article.

Quels sont les critères pour évaluer l’efficacité de ce type de liste ?

Parmi les centaines de personnes que j’ai accompagnées, j’ai remarqué une chose commune à toutes les personnes qui n’arrivent pas à faire leur TO DO LIST : elles ne suivent pas le process (ou partiellement). 

Attention, si vous pensez ce genre de choses  : 

  • “Je sais ce qu’il faut faire”
  • “J’ai tout essayé ! ” 

Lorsqu’on est dans ce type de réflexions, cela signifie qu’on reste dans notre “zone connue”. (voir schéma).

Une des manières de sortir de cette zone connue, c’est d’appliquer cette méthodologie qui, même si elle peut vous sembler particulière est d’une efficacité sans faille.

J’insiste sur ce fait : si vous ne suivez pas rigoureusement le process, vous n’arriverez pas à installer un vrai changement durable et à maîtriser votre agenda. Le risque est d’être démotivé parce que ça “ne marchera pas”.

Que mettre sur une TO DO LIST ?

On y met absolument tout ! Même les divertissements ! Pourquoi ? Parce que c’est essentiel à la motivation, cela nous redonne de l’énergie.

Ne faites pas l’erreur d’y mettre uniquement tout ce que vous “devez” faire, sinon, vous n’aurez jamais envie de la regarder.

2- Définir correctement ses objectifs

Définir ses objectifs avec clarté est également un des piliers d’une organisation maîtrisée de votre emploi du temps. Je vous en dis plus dans cet article.définir clairement ses objectifs par écrit

 

3- Faire avec les contraintes de temps 

Prioriser les choses.

Si vous ne marquez pas les choses, vous ne pouvez pas les prioriser ! On se repose souvent sur l’illusion que l’on peut tout avoir dans notre tête et effectuer la priorisation dans notre tête, mais la réalité, c’est que cela ne fonctionne pas, quelle que soit votre recherche, la hiérarchie ou votre niveau.

Ce qui est important, c’est de se dire comment est-ce que je mets les choses en place. Si tu n’as pas de TO DO LIST, ça ne fonctionne pas. 

Comment faire une TO DO LIST efficace ?

Voici la méthodologie à respecter scrupuleusement !

  1. Prendre une feuille A4 qui doit être avec nous en permanence, la mettre dans une pochette de couleur.
  2. Tracer deux colonnes pour la partie pro et la partie personnelle
  3. Mettre tout ce qu’on a dans la tête, sans se soucier de hiérarchiser.
  4. Différencier ce qui est important et ce qui est urgent, par exemple en encadrant l’important ou en mettant en fluo l’urgent. L’un des points essentiels pour savoir prioriser est de comprendre ce que c’est qu’une tâche comprendre la différence entre l’importance et l’urgence.
  5. Noter la durée de chaque tâche et toujours prévoir un petit peu plus. Pourquoi ? Car après, on va catégoriser, on va utiliser ce qu’on appelle la matrice d’Eisenhower.

Comment différencier l’important et l’urgent ?

Matrice d'Eisenhower : Comment mieux gérer ses prioritésLa réponse se trouve dans la matrice d’Eisenhower

  • Urgent/important = à faire immédiatement
  • Urgent/pas important = déléguer
  • Pas urgent/important = planifier
  • Pas urgent/pas important = ne pas faire

Comment définir l’urgence ?
Se demander : si je ne le fais pas quelles sont les conséquences ?

Comment définir ce qui est important ? Pouvez-vous ne pas le faire du tout. 

8 Questions pour définir ce qui est important

Définir ce qui est réellement important peut paraître simple de prime abord. Cependant, lorsqu’on s’y attelle sérieusement, on se rend compte que ce n’est pas si évident que cela.

Pour vous aider à faire la part des choses, je vous ai préparé une liste de questions à se poser. Se poser les bonnes questions apporte des solutions plus pertinentes qui permettent, à terme, de se libérer un temps qu’on n’aurait pas cru possible de pouvoir se libérer !

Voici ces fameuses questions :

Prenez le temps d’y répondre par écrit, et d’y revenir plus tard pour avoir du recul.

  1. Pourquoi faites-vous cette tâche ?
  2. Quel problème êtes-vous en train de résoudre ?
  3. Est-ce vraiment utile ?
  4. Est-ce que vous y ajoutez de la valeur ? 
  5. (pour définir ce point, le prérequis est de connaître sa valeur ajoutée) 
  6. Est-ce que ça va entraîner un changement de comportement ?
  7. Est-ce qu’il y a une manière plus simple d’y arriver ?
  8. Que puis-je faire d’autre à la place ?
  9. Est-ce que ça vaut réellement l’effort ?

Quelques erreurs à éviter afin de mieux maîtriser son temps

Culpabiliser

Souvent, on s’accuse de tous les maux (procrastiner, ne pas oser dire non, etc..).

La plupart du temps, le divertissement n’est pas planifié, donc ça veut dire qu’il n’est pas “important” (ni urgent). Pourquoi ? Car on passe en dernier, on ne planifie pas parce que l’on ne se considère finalement pas comme prioritaire … 

STOP : accordez-vous des pauses et célébrez quand vous avez fini une tâche. Le divertissement est une chose importante, c’est un besoin. Il nous aide à nous ressourcer et à être plus efficace.

Conseil : planifiez absolument des créneaux pour vous-même.

Se disperser

La plupart du temps, le divertissement n’est pas planifié. Or, cela fait partie des besoins humains. Si on ne le prévoit pas, on se retrouve à procrastiner une tâche parce qu’on ne planifie jamais de moment de repos après une période de travail intense. On n’assume pas, on ne s’autorise pas à s’arrêter pour célébrer lorsqu’on a fini une tâche difficile. C’est ce qui fait qu’on se retrouve à faire du divertissement non cadré.

Planifiez les moments de divertissement, particulièrement après une période de travail intense : assumez de vous récompenser : cela vous rechargera les batteries !

Conseil : lorsque vous planifiez des moments de divertissement, mettez-y un timing, un terme prévu (comme un RDV).

Ne pas anticiper les imprévus

Comment faire si on a sans cesse des imprévus ?

Il faut prioriser/ planifier les imprévus et prévoir des plages d’imprévus dans l’agenda.

L’imprévu ne joue pas sur l’agenda, il faut prévoir qu’on aura des imprévus (et si on n’en a pas : on se relaxe, on se diverti ou alors on fait une tâche de notre  TO DO LIST qui est “non urgente et non importante”)

Conseil : planifiez des créneaux pour les imprévus.

Le hamster dans sa roue

Vous avez beaucoup de responsabilités et vous ne trouvez jamais du temps pour vous-même ? Cela se soigne !

Repenser et reconstruire son activité autour de soi et planifier est une des clés pour retrouver du temps pour soi. Une fois que vous aurez redéfini clairement vos objectifs prioritaires, vous construirez la structuration de votre activité au fur et à mesure de l’avancement de vos tâches.

Conseil : prenez un moment pour analyser votre emploi du temps et demandez-vous quel est le pourcentage dédié à ce qui est vraiment essentiel dans votre vie ?

Conclusion

Pour conclure cet article, si vous voulez mieux prioriser et mieux gérer votre temps, mon e-book vous permettra d’avoir la marche à suivre. Il vous permettra de savoir vous organiser et déjà gagner du temps !

Suivez la méthodologie indiquée dans l’e-book que j’ai conçu, est indiquée une certaine méthodologie pour faire cette fameuse TO DO LIST efficace. Les mots dans l’e-book ne sont pas choisis au hasard.

Certaines personnes en appliquant cette méthode se libèrent déjà une demi-journée (parfois plus), alors imaginez le temps que vous allez vous libérer si vous appliquez tout le reste que l’on voit dans le programme CSP que je propose.

Si vous êtes curieux d’en savoir plus, sachez qu’une fois par semaine, je fais un live (gratuit) dans le groupe Facebook “Les Performeurs Organisés – Reprendre le contrôle de son temps et de sa vie”. 

Si vous avez besoin de passer la vitesse supérieure et d’enfin vous libérer plus d’une journée par semaine afin d’avoir du temps pour vous et vos proches et de gagner en qualité de vie, n’hésitez pas à vous renseigner sur le programme CSP.

Envie de vous tenir au courant de ce que je propose ? Suivez-moi par sur LinkedIn, Instagram ou Facebook.

Cet article est le résumé d’un des « lives » que je donne chaque jeudi à 20H, sur le groupe Facebook : Les Performeurs Organisés – Reprendre le contrôle de son temps et de sa vie.

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