Débordé, épuisé ? Retrouvez l’efficacité dans vos process !

Comment limiter les « fuites » dans son organisation et sortir la tête du guidon ? 

Vous arrive-t-il dans votre travail ou dans votre vie personnelle d’investir beaucoup d’énergie et de temps pour finalement, avoir des résultats décevants ?

Vous constatez avec impuissance que votre process comporte beaucoup de fuites. Cependant, tout s’enchaîne, rien ne fonctionne comme il faudrait… Vous vous sentez épuisé. 

Vous pensez peut-être que c’est un souci de planning et vous recherchez la recette magique pour mieux vous organiser.

Et si la solution était ailleurs ?

Faut-il forcément mettre un process en place pour avoir des résultats ? Comment définir un process ? Qu’est-ce qui fait qu’un process comporte des fuites ? 

C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Comment atteindre un objectif ? 

L'importance des petits pasCe qui arrive fréquemment quand on met un process en place et qu’on le suit, c’est qu’il y a ce moment où on se retrouve “le nez dans le guidon” et où on a perdu de vue “ce pour quoi” on fait « tout cela » (nos rêves, notre objectif final).

Quelles sont les étapes qui permettent de ne pas se retrouver dans cette situation ? C’est ce que nous allons voir.

1- Mettre en place un process efficace : 

On atteint un objectif grâce à la stratégie et en fixant des objectifs intermédiaires, bref : c’est cela, mettre en place un processus.

2- Rester focus : 

Lorsque vous êtes lancés dans le processus, oubliez le résultat ! Ne pensez qu’au process et à ce pour quoi vous le faites ( votre “pour quoi”, votre rêve, votre objectif final).

On pourrait résumer la méthode en 4 points : 

  • Définir le projet, l’objectif et la stratégie.
  • Mettre un processus efficace en place (découper en plusieurs sous-objectifs).
  • Faire confiance au process (si on constate que ce dernier comporte des erreurs, on le refait) et e plus penser aux résultats.

3-Ne pas perdre de vue son objectif final, celui qui nous donne la motivation.

Certaines personnes ont le souci de “ne plus savoir rêver”, de “ne plus savoir se projeter” et cela impacte fortement leur motivation. 

Ce souci vient du fait que ces personnes sont tellement liées à l’opérationnel, qu’elles en oublient leurs rêves, qu’elles en oublient de se projeter.

Quelles différences fondamentales entre productivité, efficacité, efficience et performance ?

Revenons aux bases et définissons bien de quoi nous parlons : 

La productivité

C’est faire un maximum de choses dans un minimum de temps, suivre des to do list, sans forcément prioriser. À la fin de la journée, on n’a pas forcément la satisfaction d’avoir beaucoup avancé. On peut avoir l’impression de “commencer sa journée à 18h”.

L’efficacité

C’est faire des choses qui ont un maximum d’impact (il y a un peu de loi de Pareto là-dedans). Exemple : obtenir un “retour sur investissement” important.

L’efficience

C’est faire des choses qui ont le plus d’impact possible, avec le minimum de moyens (avec le minimum d’imputs dans un process)… Pour utiliser une métaphore : une bonne recette avec le minimum d’ingrédients et d’accessoires. 

La performance

Cette dernière est à différencier de l’efficacité. Votre performance est liée à votre potentiel. La performance est toute relative à ce que vous pouvez faire par rapport à votre potentiel. Être performant, c’est savoir optimiser son potentiel et être capable de se structurer et de se positionner par rapport à son environnement. Une bonne structuration permet d’avoir tous ces petits détails qui font qu’on est performant. Ce sont ces détails qui font la différence. 

Quelques erreurs qui transforment votre process en panier percé :

Comment faire quand on a trop de charge de travail ? 

Quand on arrive au stade où on a une surcharge de travail, c’est le moment de se structurer et d’optimiser son potentiel.

On met en place un process pour arriver au résultat. Mais on peut rencontrer divers soucis.

Ne pas tenir compte de notre réservoir d’énergie et de temps :

Mettre “trop d’imput” : C’est le fait de mettre un maximum d’ingrédients au départ, pour atteindre un résultat, sans tenir compte de notre réservoir d’énergie et de temps. 

Exemple : 

Objectif:
Faire 50 crêpes. Si le process est inefficace (définir des quantités d’ingrédients insuffisantes par exemple), vous allez finalement ne faire que 25 crêpes. 
Pour arriver à 50 crêpes, vous allez devoir recommencer à préparer les ingrédients et donc perdre du temps et de l’énergie.
Bref, l’efficacité n’est pas au RDV si le process est mal conçu.

Il se passe la même chose pour vos objectifs professionnels ou personnels. 

Que faire ?

On peut mettre ce qu’on appelle des patchs dans votre process. On peut aussi penser à prévoir les imprévus. 

Quand on se projette et qu’on se dit “c’est possible”, c’est là que notre cerveau nous ouvre la porte vers les solutions.

Les différentes fuites qui impactent votre process :

Les fuites dans le process vous empêchent d’arriver à vos résultats.

Métaphore : 

Si on reste focalisé sur le résultat, on est comme un joueur de tennis au moment de faire son service.

S’il pense aux résultats, cela le déconcentre, il sert “pour le match” et il n’y arrive pas, car il est comme “déréglé”.

S’il reste focus sur le process, il sert pour son objectif et il reste concentré : il met toutes les chances de son côté.

Oublier de repérer où sont les fuites est une erreur fréquente.

Commencez par identifier les facteurs de perte du temps et réparez-les. 

Quels sont les facteurs de perte de temps ?

  • La dispersion, 
  • la recherche de perfection, 
  • le manque de motivation, 
  • se laisser déranger par les autres, 
  • le turn-over dans une équipe, 
  • les soucis de communication, 
  • le fait de ne pas partager un projet, 
  • les peurs de sortir de sa zone connue, 
  • etc..) 

Quelles solutions ?

Voici 3 pistes de solutions pour limiter les fuites dans votre organisation :

coupe de gâteau GIF

Prendre conscience : Quand on a des fuites, le souci, c’est qu’on passe notre temps à courir après les choses, à faire le pompier au lieu de faire le chef d’orchestre.
La variable d’ajustement, c’est vous et c’est épuisant ! 

Une façon de repérer les fuites, c’est d’analyser ce qui n’allait pas au premier coup d’essai et de réajuster au tir suivant. En d’autres termes : tirer les enseignements de ses erreurs ! 

C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de mettre dans votre agenda des RDV avec vous-même et de prévoir les imprévus. Une des clés pour réussir à faire cela, c’est de connaître son fonctionnement.

Se cacher derrière le process

Quand on met en place un process, il ne faut pas oublier… qu’on en fait partie. 

Se cacher derrière un process revient à s’en exclure et à partir à la pêche aux problèmes, au lieu de se mettre à la recherche de solutions. 

Ce qui se passe dans ce cas-là, c’est qu’on se dit : “C’est la faute au système” ( ou à n’importe quoi/qui d’autre), ou “Ce n’est pas ma faute”. 

Se déresponsabiliser sur l’environnement ou sur les autres, revient à “exclure” de ce système cet élément (le client, le fournisseur, un collaborateur, etc.), on oublie qu’on a aussi sa part de responsabilité dans ce système et qu’on peut aider à le rendre plus performant. 

Quand on est au maximum de notre potentiel, on peut se libérer un temps fou !

Si vous ne vous occupez pas de votre environnement, c’est lui qui va s’occuper de vous.

Cela a pour conséquence que vous ne savez plus ce qui est important pour vous, car l’environnement a pris toute la place.

Et vous, où vous situez-vous par rapport à votre environnement ? Avez-vous beaucoup de fuites dans votre process ? Avez-vous des observations ou une expérience personnelle à partager par rapport à ce que vous venez de lire ? 

Partagez vos réflexions en commentaire, je vous répondrais avec plaisir !

Si vous avez envie d’un coup de pouce, je vous propose de vous aider à clarifier vos objectifs lors d’un coaching gratuit de 15 minutes.

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