Sortir la tête du guidon : comment s’en sortir et maîtriser son planning ?

Catastrophe !

“J’ai encore loupé le spectacle de danse de ma fille – pas le temps : je dois encore finir de préparer les chiffres pour la réunion de production de demain…Et avec ça, il me reste 3 jours pour finir les entretiens annuels de l’équipe des managers … je ne finirai pas avant 21h.

Plus le temps passe, pire c’est : J’ai le nez dans le guidon, je n’ai le temps de rien ! J’ai l’impression d’être comme un hamster qui court dans sa roue !

Comment m’en sortir ? “

Lorsqu’on a des responsabilités (professionnelles ou familiales), c’est une situation dans laquelle on peut se retrouver assez rapidement …

Et vous, êtes-vous plutôt chef d’orchestre ou pompier, dans votre gestion du temps ?

Vous allez retrouver dans cet article des conseils concrets qui vont vous permettre de repérer les erreurs qui plombent votre organisation. Vous allez aussi découvrir ce qu’il faut faire  pour “sortir le nez du guidon” et ainsi, reprendre le contrôle de son temps et de sa vie.

Les erreurs qui impactent le plus votre gestion du temps

Manager, cadre, dirigeant : le piège de l’opérationnel

Lorsqu’on est dirigeant, il est difficile de se sortir des tâches opérationnelles.

Les jours, les semaines défilent, on abat un nombre impressionnant de tâches et on se retrouve pris dans un cercle infernal d’urgences, qui sont imposées par l’environnement.

Oublier le plus important et ne pas se concentrer sur sa valeur ajoutée

C’est ainsi que l’on laisse passer des occasions importantes pour notre vie personnelle (délaisser les personnes qui partagent notre vie) ou qu’on utilise son énergie à des choses qui ne sont pas dans notre valeur ajoutée : on est pris, tel un hamster courant dans sa roue !

Rester dans sa zone de confort

Les humains n’aiment pas le changement. On préfère rester dans une situation connue, même si elle est destructrice plutôt que tenter un changement, de se lancer dans l’inconnu. Sortir de sa zone de confort n’est pas “naturel”.

Prenez un temps pour observer votre mode de décision : quand on a des responsabilités, on n’a pas forcément le réflexe de faire des pauses pour prendre de la hauteur.

Solutions : Quand on est pompier, que faire ?

To Do List : Différencier temps lucratif et non lucratif

C’est un outil concret et c’est le prérequis numéro un … j’ai nommé : la to do list et l’organisation de l’agenda … Mais attention : pas n’importe laquelle ! Je vous partage dans mon e-book (gratuit) la méthode qui m’a permis de sortir la tête de l’eau lorsque j’ai dirigé une entreprise. Cette technique est à appliquer à la lettre durant un minimum de 3 semaines.

Se débarrasser de la culpabilité

La culpabilité, c’est un mélange de honte et de colère. Autant dire que ce n’est pas particulièrement constructif ! 

Comment s’en débarrasser ? 

• La première étape, c’est de simplement l’observer.
  La prise de conscience c’est la moitié du chemin ! C’est précisément à ce stade que les blocages peuvent commencer à se déliter.

• Pour ne pas entraver ce processus, il est essentiel d’oublier le type de phrases suivantes :  “j’aurais pu /dû”, “yakafokon” et toutes les autres phrases qui rejettent la faute sur l’environnement ou sur quoi que ce soit d’autre.

• Se rappeler que nous n’avons pas à être des modèles de perfection : nous sommes humains, c’est “ok” de faire des erreurs. 

Fixer des points de vérification

Veillez à toujours avoir 2 ou 3 points de repère dans une journée.

Comment ? Vous pouvez par exemple vous fixer 3 objectifs (personnels et/ou professionnels) dans la journée. 

A la fin du mois vous en aurez fait 90 !
Attention cependant à ne pas tomber dans le sur-contrôle : tout excès est négatif. 

L’objectif est de conscientiser ce qu’on a fait ou pas. C’est un repère qui vous fera relever la tête pour ne pas se noyer dans de l’opérationnel. Il vous permet d’avancer réellement.

Il y a deux types de décisions : opérationnelle et stratégique. Se fixer des objectifs est un des secrets pour ne pas se faire “phagocyter” par le quotidien, par le mode automatique. 

Si vous avez la “tête dans le guidon”, retenez que la cause est bien souvent le manque de repères.

Automatiser tout ce qui peut l’être 

Quand on est pris dans la spirale du quotidien, on fonctionne en mode automatique.

C’est une tendance naturelle : notre cerveau aime la facilité et privilégie donc les automatismes.

Automatisez dès que c’est possible (tant au niveau professionnel que personnel) ! 

Exemple : garder dans un mémo les réponses (mails) standards à “copier-coller”. Cela permet de gagner plusieurs fois 5 à 10 min par jour. Ce n’est rien ? Calculez combien cela fait gagner de temps (et d’énergie) par mois / par année ?

Revenir à du factuel, sortir de l’émotionnel

Du latin “ex movere”, l’émotion vient à la fois de : « ex » signifiant au dehors (sortir) et de “motus” signifiant mouvement.
L’émotion est donc quelque chose qui est destiné à “sortir” de soi.

Dans la communication interpersonnelle, il est fréquent que l’on ne comprenne que des demi-informations et que celles-ci nous causent des émotions inutiles et chronophages. C’est ainsi que le mode automatique génère en nous des états émotionnels inutiles.

Perfectionnisme : mettre la barre trop haut

J’entend souvent les personnes que je coache dire “je dois” ou “il faut”.

On oublie souvent de se demander d’où vient cette injonction et si elle est vraiment si prioritaire (au point de négliger des choses plus importantes, notamment sur le plan personnel) ou de demander à l’autre (le client, le fournisseur, le conjoint) si la demande peut attendre.

Se demander “QUELS SONT LES FAITS ?” aide à prendre du recul et à redéfinir les priorités.

Prendre des RDV avec soi-même et s’aérer

Logique ? Pourtant, les personnes qui ont énormément de travail et de responsabilité sont les premières à s’oublier et à se négliger.
Avant que votre santé ne vous y force, rappelez-vous que vous êtes la personne la plus importante. Accordez-vous du temps.

Dans votre routine quotidienne, programmez-vous toujours au moins une sortie.
Surtout si vous êtes en télétravail.

Pourquoi ? Devant l’écran, l’énergie diminue, on est pris dans nos tâches et on oublie l’essentiel : se déconnecter.
L’efficacité de faire des pauses régulières a été prouvée par de nombreuses études et il existe même une méthode spécifique pour accroître sa productivité : pomodoro.

Quand vous revenez de votre pause, demandez-vous “pour QUOI je le fais ?”

Cela permet parfois d’avoir de nouvelles solutions, et cela permet également de ne pas se perdre dans des détails, d’en faire trop.

Je parle souvent de ce principe : le temps est élastique : quand on a pas le temps, c’est précisément là qu’il est essentiel de prendre le temps… Et prendre ce temps rends paradoxalement plus efficace.

Conclusion : 

Vous avez sans doute déjà constaté à quel point les émotions ou le mode automatique peuvent bloquer les ressentis de nos besoins, même les plus fondamentaux tels que la faim/soif.  Quand on est en mode pompier, qu’on court comme un hamster dans sa roue on fini par négliger notre meilleur outil de travail : notre santé (mentale et physique) et nos meilleurs atouts (nos proches, nos passions, nos rêves).

Dès aujourd’hui, prenez une nouvelle habitude : planifiez plusieurs fois par semaine un rendez-vous prioritaire à ne décaler sous aucun prétexte (comme si c’était un client très important) avec vous-même ! Vous serez surpris des résultats sur la durée, je vous le promets.

Si vous ressentez des difficultés à mettre ces conseils en pratique, je peux vous donner quelques conseils de vive voix ici.